• Home
  • /
  • Blog
  • /
  • CRM: automatiseer je (sales)proces, stop met post-its

Een CRM-systeem waar je automatiseringen aan kunt koppelen voorkomt een stapel aan taken die anders op je bureau blijven liggen. Bespaar jezelf en je team tijd door het salesproces eenvoudig te managen met een CRM systeem. Automatiseer alle prioriteiten binnen het salesproces; onderhoud contact met je klanten en leads in de verschillende fases waarin zij zich begeven binnen een verkoopproces.  Hou je de fases van je leads bij in het systeem, in plaats van in je hoofd!

Wat is het nut van een CRM?

Mijn vraag aan jou is: hoe hou je nu alle sales mogelijkheden bij?

Als je momenteel vertrouwd op mails die ooit verstuurd zijn of losse krabbels op geeltjes om je klanten en leads (op) te volgen, dan merk je waarschijnlijk dat het steeds lastiger wordt om bij te houden wie je gesproken hebt.

Zonder een duidelijk salesproces, zou het zomaar kunnen gebeuren dat je:

  • Contactinformatie van een lead kwijtraakt
  • Je klanten een slechte verkoopervaring biedt
  • Mogelijkheden tot een verkoop mist
  • Je salesproces onnodig ingewikkeld maakt
  • Niet effectief je bedrijf vermarkt 
  • Lastig je omzet kunt voorspellen
  • Je bedrijfsdoelen niet haalt 

En dat is nog maar het begin.

Een soepel verloop van je sales pipeline, de stappen die je zet om een potentiële klant daadwerkelijk een betaalde klant te maken, is belangrijk voor de groei van jouw bedrijf.

Wanneer is het dan het juiste moment om een CRM te gaan gebruiken?

Als je je herkent in een aantal van de volgende punten, dan wordt het wel tijd:

  • Je hebt een grote lijst aan contacten. Je hebt meer dan 50 leads of vijf deals tegelijk lopen.
  • Je ziet een toename in het aantal leads. Jouw team heeft er moeite mee deze handmatig op te volgen en bij te houden in je Google spreadsheet.
  • Er worden herhaaldelijk handmatige fouten gemaakt. Met het invoeren van nieuwe informatie worden fouten gemaakt, dus je data is niet accuraat meer.
  • Je hebt de middelen. Als je de middelen hebt om naar een CRM over te gaan, is dit altijd een goede keuze.
  • Je bedrijf groeit, maar je kunt geen extra mankracht aannemen.
  • Je slaat teveel informatie op, op teveel verschillende plekken.
  • Het is overweldigend geworden om alle communicatie bij te houden.
  • Je hebt geen duidelijk en consistent sales workflow.
  • Je wilt je klanten een betere support bieden.

Als je op twee of meer stellingen ‘ja’ kunt antwoorden, dan is de kans groot dat je mogelijkheden tot het sluiten van een deal laat liggen met je huidige Excel of Google Sheets ‘CRM-oplossing’.

Begrijp me niet verkeerd; informatie bijhouden in een spreadsheet is een goed startpunt, maar werkt alleen als je een klein bedrijf bent met maar een paar medewerkers in dienst en slechts een handjevol leads. Zodra je groeit, kan deze aanpak leiden naar desorganisatie. Met meerdere mensen die in de spreadsheet werken en meerdere leads in die spreadsheet is de kans op het maken van menselijke fouten ook steeds groter.

Een geautomatiseerd CRM-systeem geeft je de mogelijkheid en flexibiliteit om je hele salesproces soepel te laten verlopen. Op die manier kan jouw team zich veel beter focussen op puur het sluiten van deals.

werkplek in chaos met losse post-its en papierpropjes

Als dit de manier is waarop jij jouw data organiseert,
 is het een kwestie van tijd voordat belangrijke informatie verloren gaat.

Hoe kan een sales automatisering je helpen om meer conversie te behalen in minder tijd?

Handmatig taken toevoegen aan je agenda kunnen je agenda al snel onoverzichtelijk vullen. Het kan er ook voor zorgen dat een potentieel interessant contact per ongeluk wegvalt uit je overzicht. Als je dit proces automatiseert, zal het gegarandeerd soepeler verlopen.
                                                                  CRM-automatiseren-funnel-bouwen           

Je hoeft dan namelijk niet meer door verschillende mailtjes te spitten en visitekaartjes bij elkaar te sprokkelen. Gebruik één centraal platform voor het opvolgen van je leads. Update de contactdetails automatisch en bekijk eenvoudig de historie van eerder contact met een lead/klant.

CRM-opvolgen-sales

Voordat je automatiseringen bouwt, denk je eerst na over je sales pipeline. Er bestaan geen harde regels voor welke fases jouw sales pipeline zou moeten hebben - de mogelijkheden zijn grenzeloos. De pipeline fases verschillen per bedrijf en soms zelfs per dienst of product.

De meest gebruikelijke fases binnen een sales pipeline:

1. Contact
2. Kwalificatie
3. Afspraak
4. Voorstel
5. Deal sluiten
6. Retentie

CRM software helpt je bij het beheren en automatiseren van het klantverkoopproces. 

Natuurlijk kun je Excel of Google Sheets gebruiken als een soort CRM om daarin de belangrijkste sales pipeline informatie op te slaan. Maar dat is geen lange termijn oplossing..

Voordat je een CRM systeem in gebruik neemt, is het wel handig dat je jouw salesproces helder hebt. Als je nu namelijk al bepaalt hoe jouw contacten door jouw salespipeline bewegen in de verschillende fases, bespaar je jezelf later enorm veel waardevolle tijd. 

Hoe richt je het goed in?

Voordat je jouw CRM salesproces inricht, vraag jezelf dan eerst de volgende dingen af:

1. Wat wil je weten en meten? Bepaal welke informatie over je deals en contacten je nodig hebt om een verkoop te kunnen doen / deal te kunnen sluiten.

2. Hoe bewegen leads door je salesproces? Leads (of deals) zijn de potentiële sales mogelijkheden die jij wilt sluiten, dus wilt converteren naar betalende klanten. Een voorbeeld van de verschillende stappen binnen een leadstatus zijn:

- Nog niet opgepakt
- Opgepakt
- Moet reageren
- Wacht op reactie
- Afgerond
- Upsell

3. Wat zijn je pipeline fases? De pipeline fases zijn de stappen in je pipeline die een lead van eerste contactmoment naar uiteindelijk een gesloten deal bewegen. Een voorbeeld hoe die fases er uit kunnen zien:

- Kwalificatie
- Contact
- Afspraak
- Voorstel
- Deal gesloten
- Retentie

4. Waar komen je leads vandaan? Denk na over de verschillende kanalen waar momenteel je leads uit volgen. Zo weet je welke platformen je aan je CRM wilt koppelen om die betere klantenservice te kunnen bieden. Voorbeelden van kanalen waar leads uit kunnen volgen:

- Website
- Affiliates
- E-mail
- Google Ads
- Social media ads

Wanneer je jouw pipeline niet opstelt, heb je geen duidelijk inzicht in de effectiviteit van je salesproces. Het is dan gokwerk of het doet wat je wilt dat het doet. 

Maak van je salesproces een goed geoliede machine door je CRM en automatiseringen te koppelen met andere software

Leg een koppeling met Gmail, Outlook of ieder andere mailprovider. Je kunt zo je favoriete mailprovider blijven gebruiken en vanuit je huidig mailsysteem direct deals creëren. Het CRM van MailBlue maakt het mogelijk een koppeling te leggen met andere tools die je momenteel al gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan ZendeskFacebook of Calendly.

calendly koppeling CRM

Doordat het sales CRM van MailBlue samenwerkt met de automatiseringen en andere software die je al gebruikt, heeft je team altijd de tools in handen die ze nodig hebben om nog meer te kunnen verkopen.

Indien je ook nog gebruik maakt van de lead scoring mogelijkheden, dan weet je exact welke lead op dat moment de hoogste prioriteit heeft en bij wie de kans dus het grootst is dat de lead klaar is om klant te worden.

leads-CRM-opvolging

Het CRM systeem van MailBlue biedt je:

  • Salesrapportages. Volg de prestaties van je salesfunnel en van individuele medewerkers.
  • Automatisch deals updaten. Update deals automatisch; o.a. op de fase waarin zij zich bevinden, de deal waarde én of een deal gewonnen of verloren is.
  • Winkansen. Bekijk hoe waarschijnlijk het is dat je een bepaalde deal sluit (op basis van machine learning). Zo kun je je tijd waardevol benutten.
  • Notificatiemails. Stuur notificaties naar je salesteam wanneer het tijd is een lead op te volgen. Deze notificaties kun je toevoegen in sales automatiseringen en nurtering campagnes, zo heb je er zelf geen omkijken meer naar.
  • Notities maken. Sla notities direct op binnen een deal- of contactoverzicht. Breng zo je hele salesteam op één lijn.
  • Taken toekennen. Ken taken toe aan individuele salesmedewerkers, dit kan handmatig en geautomatiseerd.
  • Koppel je mailbox. Koppel Gmail, Outlook, of iedere andere mailprovider.
  • Lead scoring. Vind de meest betrokken leads door scores toe te voegen op basis van hun interacties met jouw content en bedrijf.
  • Segmentatie. Je kunt geautomatiseerd je leads segmenteren op basis van de acties die ze wel/niet ondernemen, zo zijn je berichten altijd persoonlijk en relevant.
voorbeeld pipeline met deals en fases

Een sales CRM met automatiseringen brengt een einde aan alle post-its op je bureau. Automatiseer het kwalificeren en prioriteren van je leads en je contactbeheer zodat je tijd overhoudt om te verkopen. 

Hoe werkt het CRM van MailBlue dan in de praktijk?

Een voorbeeld uit de praktijk:

Een software provider laat de automatiseringen het zware werk van leadnurtering doen, zodat enkel de hoogst gekwalificeerde leads het salesteam bereiken.

Dit bedrijf heeft twee verschillende lead scores ingesteld om hun conversies te verbeteren:

  1. Ideale Klant Score. Wat is het profiel van de consument en hoe dicht staat dit bij de kenmerken van onze ideale klant?
  2. Betrokkenheid Score. Hoe vaak heeft deze lead interactie met onze mails of andere kanalen?

De twee leadscores worden continu bijgewerkt op basis van ondernomen acties en gedeelde informatie. Uiteindelijk worden de punten van de twee losse scores samengevoegd. Als de gecombineerde score bij een consument hoog genoeg is, krijgt het salesteam automatisch een notificatie dat het tijd is de lead op te volgen.

De score wordt geüpdate aan de hand van de volgende ingestelde voorwaarden:

  • Via welke weggever de lead binnenkomt 
  • Welke informatie de consument meegeeft
  • De mate van interactie met de website die de lead heeft

Je kunt een leadscore updaten op basis van vrijwel alles wat je kunt tracken binnen MailBlue, en dat is een hoop 😉

MailBlue stelt je in staat je contacten te beheren in één centraal platform. Update contactdetails automatisch en bekijk de volledige historie van een lead in zijn/haar contactprofiel.

Conclusie

Binnen het CRM van MailBlue kun je iedere fase van je salesproces volledig customizen. De interface werkt simpel en intuïtief, zodat je alles direct inzichtelijk en helder hebt. Je ziet in één oogopslag wie de warmste leads op dat moment zijn. Je kunt slimmer werken door de automatiseringen te gebruiken en zo bijvoorbeeld leads automatisch te laten verplaatsen naar een andere fase in je pipeline als ze aan een voorwaarde voldoen.

Dagelijkse reminders, data invoeren, leads tracken: dit kun je allemaal automatiseren. Zo verlies je daar geen tijd aan en kun je je puur focussen op het sluiten van deals. Bovendien kun je dankzij de automatiseringen marketing- en sales(data) met elkaar verbinden en zo de klantervaring enorm verbeteren.

Het Deals CRM is beschikbaar indien je een Plus of Professional abonnement hebt afgenomen bij MailBlue.

Hier vind je meer informatie over het Deals CRM systeem.

Dagmar Snoeren

Sinds januari 2019 ben ik werkzaam bij MailBlue, dé Nederlandse reseller van de e-mailmarketing software van het Amerikaanse ActiveCampaign. Als e-mail marketing automation specialist help ik in de breedste zin van het woord ondernemers met hun e-mailmarketing. Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor veel content (o.a. via blogs en funnels), doe ik optimalisaties op het gebied van SEO, bouw ik aan de online leeromgeving MailBlue Academy én verzorg ik de MailBlue workshops.