• Home
  • /
  • Blog
  • /
  • Welkomstmail: hoe schrijf je een goede welkomstmail?

Hoe schrijf je een goede welkomstmail? Zodra je een dienst of product online verkoopt, is dit waarschijnlijk één van de eerste vragen die bij je ‘oppopt’. Na het bezoek op je website is een welkomstmail meestal de eerste directe indruk die je achterlaat bij een (potentiële) klant. We weten allemaal hoe belangrijk een eerste indruk is. En dat niet alleen; het is ook nog eens een zeer effectieve mail als je nagaat hoeveel hoger de open-rate van een welkomstmail ligt ten opzichte van een nieuwsbrief. Een goed idee dus om even na te denken over je welkomstmail. Ik deel graag met je hoe je meteen de juiste toon kunt zetten en de juiste verwachtingen kunt creëren bij jouw nieuwe abonnees en klanten.

Wat lees je in dit artikel?

De stappen en tips voor het opzetten jouw welkomstmail

Bepaal de strategie

We kunnen je uiteraard meteen een voorbeeld van een welkomstmail laten zien, maar om een goede mail op te stellen voor jóuw contacten is de 'kopiëren en plakken'-methode niet het sterkst. De eerste stap is het bepalen van een strategie. Denk na over de volgende drie vragen;

1. Wat wil ik precies bereiken met mijn welkomstmail?
2. Wat heb ik te bieden?
3. Hoe ga ik de welkomstmail maken?

Maak een planning

Het is erg handig om een planning te maken en je mailreeks vooraf uit te denken. Schrijf de stappen op. Zo zou je schema er bijvoorbeeld uit kunnen zien:

welkomstmail reeks

Verzend direct wat je belooft

Je hebt het mailadres niet voor niets opgevraagd bij de (potentiële) klant; hier is bij het contact een verwachting ontstaan. Maak deze verwachting dan ook waar en verzend in de welkomstmail het beloofde e-book, jouw trial product of die bepaalde korting. Een dergelijke mail stuur je het liefst direct toe. Hiervoor kun je gebruikmaken van e-mailmarketing software, zoals bijvoorbeeld MailBlue, zodat dit automatisch meteen naar iemand verzonden wordt na de inschrijving.

Denk na over de woordkeuze

Uiteraard is de tekst in je mail belangrijk; let hierbij ook echt op de toon van je bericht. Het gaat erom dat je contacten zich welkom voelen bij jouw bedrijf. Je mag deze mail dus best persoonlijk maken; geef het contact het gevoel dat hij/zij belangrijk is. De schrijfstijl moet daarnaast aansluiten bij de toon van jouw bedrijf.

Afzender en onderwerpregel

Of de ontvanger je mail opent, hangt voor een groot gedeelte af van je afzendernaam, het bijbehorend mailadres én natuurlijk of de onderwerpregel pakkend genoeg is. Besteed dus aandacht aan deze factoren.

Is de naam die je hebt staan achter het veld 'Van' een vriendelijke naam? Zorg dat het persoonlijk en herkenbaar overkomt. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld 'Dagmar van MailBlue' in plaats van een nietszeggende naam zoals 'support'.

Is je mailadres een no-reply@domeinnaam.nl? Dat oogt niet heel vriendelijk. Iemand heeft namelijk net aangegeven een aanbieding of misschien wel nieuwsbrief te willen ontvangen. Dit contact staat dus open voor een dialoog, maar krijgt hiermee vervolgens te horen dat hij of zij niets terug kan zeggen. Pas een dergelijk mailadres dus liever aan naar bijvoorbeeld: nieuwsbrief@domeinnaam.nl.

Ook de onderwerpregel is een belangrijke factor. Vind je het moeilijk een pakkende onderwerpregel op te stellen? Geen zorgen; in deze blog lees je hoe je een goede onderwerpregel schrijft.

Welkomstmail: een voorbeeld

We raden je aan om over de factoren hierboven even goed na te denken. Het kost je eenmalig even tijd om een sterke welkomstmail op te stellen, maar gelukkig kun je dit proces automatiseren en daarna heb je zo je tijdwinst terug.

Onderstaand tóch een voorbeeld van een welkomstmail; niet om 1-op-1 over te nemen dus, maar wel om even stil te staan bij wat hier nou wel of niet krachtig aan is.

welkomstmail voorbeeld

Welkomstmail voorbeeld

Wat mij opvalt bij het aanmelden voor de nieuwsbrief van bol.com, is dat ik als nieuwe gebruiker meteen een aantal mailvoorkeuren in kan geven. Hierin kan ik aanvinken of ik persoonlijke aanbevelingen wil ontvangen (meer informatie en artikelen, gebaseerd op mijn eerdere bestellingen) of bijvoorbeeld ook kortingsacties. Het is natuurlijk sterk dat ik zelf kan aangeven waar mijn behoefte ligt tot de informatie die ik vanuit bol.com ontvang. Ook dat ze beloven de mailings te personaliseren, op basis van eerdere aankopen, is erg sterk. Dit personaliseren doen ze overigens ook goed door mij meteen bij mijn voornaam te noemen in de welkomstmail zelf.

Wat ook heel goed gaat, is dat ik deze mail direct ontvangen heb. Bol.com doet wat het belooft en stuurt me meteen de bevestiging dat mijn account bij hen aangemaakt is. Wel moet ik die eerste nieuwsbrief nog ontvangen; het was sterk geweest als ze in de mail meteen hadden toegelicht wanneer ik dan de eerste versie mag verwachten.

De toon in de mail is kort en vlot en de afbeelding die ze gebruikt hebben is redelijk simpel. Dit past ook wel bij bol.com. Al met al is dit dus een goede welkomstmail.

Meten = weten

Om écht te kunnen bepalen wat wel of niet werkt bij jouw contacten, kun je een A/B-test ofwel splittest doen. Verstuur twee verschillende versies van een welkomstmail evenredig naar de inschrijvers toe en kijk terug in de rapportages welke mail vaker geopend wordt. Na verloop van tijd kun je hier je conclusies uit trekken en aan de hand daarvan je welkomstmail optimaliseren.

Veelgestelde vragen over welkomst funnels

Waarom niet gewoon één e-mail? Zijn bijvoorbeeld 7 mails niet wat teveel?

Één welkomstmail is een begin, maar eigenlijk niet voldoende om alles in kwijt te kunnen wat je wilt. In eerste instantie stuur je iemand toe waar hij/zij zich voor aangemeld heeft en kun je jezelf even voorstellen. Maar er is geen ruimte om ook nog je product te verkopen. Veel contacten zijn hier dan ook nog helemaal niet klaar voor.

Als je meerdere e-mails stuurt, zo'n 5-7 e-mails, dan geef je jezelf de ruimte om ook te kunnen verkopen. Het helpt hierbij dat je eerst wat waarde kunt geven en je contacten verder in de reis mee kunt nemen van lead tot klant.

e-mail funnel voorbeeld

Zo ziet een simpele e-mailfunnel er ongeveer uit

Wees niet bang dat je teveel verstuurd! Dit is namelijk hét moment waarop je contacten graag luisteren naar wat je te vertellen hebt. Er is geen grotere aandachtspiek vanuit je contacten dan op het moment van inschrijving.

Hoe vaak stuur je deze e-mails?

Voor de meeste 'welkomst'-mailreeksen geldt; iedere dag één e-mail. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar over het algemeen werkt dit prima. Als je een te lange tijd tussen de e-mails laat, zien contacten dit niet meer als e-mails die op elkaar aansluiten. Met een wachttijd ertussen van 4 dagen legt je contact hier vaak geen connectie meer tussen, terwijl je hen juist warm wilt houden over die dienst/product waar ze interesse in getoond hebben.

Natuurlijk kan de timing soms wat variëren...

  • Als jouw contacten een bepaalde periode nodig hebben om aan je product te wennen (zoals een proefperiode van de software van MailBlue 😉), geef ze dan de tijd die ze nodig hebben. Zolang ze maar wel een interactie houden met jouw dienst/product in die periode.
  • Als je contacten hebt die al helemaal opgewarmd zijn en al klaar zijn om actie te ondernemen, dan kan het heel goed zijn dat je ze twee keer per dag mailt.

De sleutel naar succes? Verlies het momentum niet. Stuur zo vaak als dat nodig is om dat momentum er in te houden.

Onze tip: zie je welkomstserie vooral als de ultieme manier om je lezers te 'teasen'. Vertel je contacten wat jouw oplossing voor en met ze zal doen. Maak ze warm voor hoe ze zich uiteindelijk zullen voelen dankzij jouw product/dienst. Prikkel de nieuwsgierigheid door open eindjes te houden en soms wat hint en aanwijzingen weg te geven. Elke mail levert dus waarde op en brengt je lezers een stap verder, maar je geeft zeker niet alles in één keer weg. Maak je lezers wild door ook eens een spannende P.S. toe te voegen.

Als je dit goed doet, creëer je een lezer zit te springen om je volgende mail. Je zorgt er dan voor dat jouw afzendernaam waardevoller wordt dan de onderwerpregel van je volgende e-mail.

Hoe combineer je een nieuwsbrief of andere uitingen tegelijk met je welkomstserie?

In jouw e-mailmarketing systeem kun je instellen dat je nieuwsbrief of andere uitingen niet verstuurd worden naar alle personen die op dat moment je welkomstserie doorlopen.

segmenteren in mailblue

De conditiebouwer binnen MailBlue ter illustratie. Je kunt op heel veel verschillende condities segmenteren, en dus ook op het feit of iemand wel of niet op dit moment door je welkomstserie 'loopt'.  

Hoe je dit precies aanpakt, zal wat verschillen per systeem, maar in MailBlue doe je dit door:

  • Een segment te creëren waar je jouw nieuwsbrief / campagne naar toestuurt. 
  • Iedereen die momenteel je welkomstserie doorloopt hiervan uit te sluiten.

Zodra de welkomstserie afloopt, zullen deze personen je gebruikelijke e-mails / campagnes (weer) ontvangen.

Hoe beweeg je iemand vanuit je welkomstserie naar een aankoop?

Heel simpel: gewoon doen!

Je wilt natuurlijk niet altijd verkopen in je e-mails, want dan zullen je contacten heel snel klaar met je (e-mails) zijn.
Maar je moet ook niet te bescheiden zijn over het verkopen aan je contacten; zolang je maar verkoopt wat iemand ook wilt hebben.

Je krijgt meer dan één kans om van een lezer een betalende klant te maken. Dat iemand je welkomstserie niet wilt lezen betekent niet dat ze nooit bij je zullen kopen. Denk ook eens aan je gebruikelijke nieuwsbrieflezers; neem hen eens een keer mee als je weer eens een productlancering doet.

Kan ik de welkomstserie nóg krachtiger maken (tips voor gevorderden)?

Wil je een stap verder zetten? Er is zoveel meer wat je kunt doen dan 'simpelweg' 6 e-mails sturen.

Ik deel hieronder 2 tips voor als je de basis van het bouwen van een welkomstserie al beheerst, maar er nog meer uit wilt halen.

💡Pro tip 1: Maak gebruik van personalisatie. Je kunt je pitch zo helemaal afstemmen op je (sub)doelgroepen. Verzamel daarvoor wat meer informatie van je lezers door gerichte vragen te stellen.

Na het stellen van dit soort vragen krijg je inzicht in waar je lezer geïnteresseerd in is, gewoon op basis van welke link hij/zij aanklikt. Dit geeft je informatie over de pijnpunten en bezwaren die iemand kan hebben en die jij direct kunt gebruiken om in je e-mails te benadrukken en/of weg te nemen.

Wanneer je gebruik maakt van een e-mail automatiseringssysteem, ben je in staat om per (sub)doelgroep een volledig andere reeks aan e-mails te sturen. Doordat je heel gericht bent hiermee, kun je jouw verkopen heel gemakkelijk een goede boost geven. 

💡 Pro tip 2: Bekijk of je de onboarding van je inschrijvers gerichter kunt maken op basis van hoe ze bij je binnenkomen. 

Je gaat hiermee eigenlijk al vanaf het begin van je mailreeks vertakkingen maken. Hierdoor komt je mailreeks er een stuk gecompliceerder uit te zien, maar ben je er wel van verzekerd dat iedere lezer precies ontvangt wat op dat moment bij hem of haar past. Je stuurt de juiste boodschap naar de juiste persoon.

Hoe zoiets er uit kan komen te zien, heb ik voor je uitgetekend:

welkomstmail automatisering schets

Dat is het voor deze keer. 

Heb je hulp nodig bij het bouwen van je funnel? Wij helpen je graag verder!

Dagmar Snoeren

Sinds januari 2019 ben ik werkzaam bij MailBlue, dé Nederlandse reseller van de e-mailmarketing software van het Amerikaanse ActiveCampaign. Als e-mail marketing automation specialist help ik in de breedste zin van het woord ondernemers met hun e-mailmarketing. Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor veel content (o.a. via blogs en funnels), doe ik optimalisaties op het gebied van SEO, bouw ik aan de online leeromgeving MailBlue Academy én verzorg ik de MailBlue workshops.