Het is niet meer weg te denken: de automatische mailings binnen e-mailmarketing, ook wel automatiseringen. Zo helpen ze je handmatige taken om te zetten in automatische processen wat je business slimmer, pro-actiever en efficiënter maakt. Althans, als je het slim inzet. Veel ondernemers starten namelijk chaotisch óf willen te snel automatiseringen inzetten zonder dat ze een duidelijk doel voor ogen hebben. In deze blog, gebaseerd op de MailBlue LIVE spreeksessie van Talitha van de Voorde (funnel expert & VA coach), leer je alles over het automatiseringsbrein en hoe je concreet aan je eerste automatisering begint.
Waarom een automatiseringsbrein belangrijker is dan techniek
Voor veel ondernemers klinken automatiseringen in het begin als iets waar ze tegenop kijken, want zo hebben ze vaak het gevoel dat je het alleen succesvol inzet als je zelf technische kennis hebt. Gelukkig is dat een mythe die we direct kunnen ontkrachten. Het technische werk, en dus het ontwikkelen ervan, is al lang voor je gedaan. Het enige dat je hoeft te doen, is de juiste ‘bouwstenen’ aan te leveren, ook wel de stappen die klanten in deze denkbeeldige klantreis maken. Eigenlijk zoals een nieuw gebouwd huis: de basis staat er, jij hoeft het alleen nog in te richten.
Voor het opstellen van een succesvolle automatisering hoef je dus géén kennis te bezitten. Wat je wél moet hebben? Dat is een heel duidelijk doel: zonder dit worden automatiseringen chaotisch, omdat je eigenlijk geen idee hebt wat je nu precies aan het doen bent. Wanneer je dus je automatiseringsbrein aanzet en bepaalt wat het doel moet worden, kun je veel gerichter te werk gaan. Wanneer je automatisering dus perfect is opgesteld, merk je direct de andere voordelen.
De ultieme voordelen van automatiseringen?
- Tijdbesparing: jouw handmatige taken worden automatisch overgenomen.
- Consistentie: door constante communicatie, van updates tot herinneringen.
- Persoonlijk: stuur relevante mailings op basis van gegevens, zoals aanbevelingen gebaseerd op aankoopgeschiedenis of een korting op een verjaardag.
- Betere retentie: ze zorgen voor meer binding en vertrouwen door bijvoorbeeld statusupdates, wat dus ook een betere retentie oplevert.
- Minder vragen: doordat contacten automatisch de juiste informatie ontvangen, scheelt dit vragen voor het supportteam.
De 3 veelvoorkomende ondernemersgroepen (en hoe je ze helpt)
Automatiseringen zijn onmisbaar in je onderneming: niet alleen omdat ze slim inspelen op acties van je contacten, ook werken ze enorm tijdbesparend. Toch is het voor sommige ondernemers lastig om er resultaat uit te halen, wat ook weer verschillende redenen kan hebben.
Groep 1: Chaos zonder doel
Veel ondernemers willen het liefst binnen 1 maand een perfecte automatisering hebben, bijvoorbeeld opgesteld door een VA, die meteen ‘alles oplost’. Zo hebben ze zelf geen tijd of weten ze eigenlijk niet wat ze zelf precies willen.
Oplossing: schrijf eerst je doel helder op papier.
- Wat wil je graag bereiken? (Bijvoorbeeld: ‘Klant is na onboarding tevreden en vraagt een gesprek binnen 7 dagen aan’)
- Wat is hiervoor nodig? (Wat gebeurt er stap voor stap?)
- Automatiseer per prioriteit, bijvoorbeeld eerst facturatie of de onboarding.
- Mini checklist voor VA: doel, huidige stappen, gewenste uitkomst, tijdlijn en eventueel uitzonderingen.
Groep 2: Verwacht te snel resultaat
Deze groep ziet funnels en advertenties als een ‘quick-win’, als in: even adverteren, een reeks aan mailings versturen en de rest komt vanzelf. Leuk idee, maar zo werkt het helaas niet. Zonder het hebben van een concreet aanbod of een specifieke doelgroep is er geen duidelijk doel, wat het geheel dus vaag maakt. Alsof je een auto op pad stuurt zonder een eindbestemming en Google Maps ‘doet maar wat’.
Oplossing: Begin met een eenvoudige weggever (zoals een e-book met tips of webinar) en gebruik 2 e-mails om deze te testen: zo ontdek je meteen of jouw aanbod en je mailings aanslaan.
Concrete stappen die we je aanraden te volgen?
- Maak 1 duidelijke weggever (denk aan een e-book, checklist, webinar of korting)
- Bouw een eenvoudige reeks: welkom + waarde (zoals een rondleiding) + CTA (call to action)
- Meet vervolgens de open/klik/inschrijving: Is dat boven of onder je verwachting? Pas dit vervolgens aan waar nodig.
Groep 3: Willen álles automatiseringen
Dit is de groep die haast alles wil automatiseren, tot het kleinste proces aan toe. Dit kan juist ook onduidelijk worden, alsof je door de bomen het bos niet meer ziet.
Oplossing: Bepaal eerst de gewenste uitkomst en kies waarom automatiseringen hierbij helpen of dat beter in de vorm van een campagne kan zijn.
Concrete stappen die je hierbij gaan helpen:
- Stel vaste regels voor uitzonderingen (zoals verlof) in plaats van elke keer handmatig aanpassen.
- Wijzig alleen bij harde data
- Maak een beslisboom: wat doe je handmatig (campagne opstellen) en welke processen automatiseer je?
Je eerste automatiseringen voor potentiële klanten
Wanneer iemand voor het eerst met jouw bedrijf in aanraking komt, is jouw eerste doel dat deze persoon zich welkom voelt. Je wilt dat deze nieuwe contacten dus op een heldere wijze begeleid worden. De eerste automatiseringen die je hiervoor inzet, vormen de basis van je verdere klantreis.
Stap 1: Creëer een automatische welkomstbevestiging
Zodra iemand zich aanmeldt, wil je meteen aan klantvertrouwen werken: dit doe je met een reeks automatische mailings, want dit geeft rust, duidelijkheid en zet meteen de toon voor de relatie. Denk hierbij aan een bedankbericht en de link naar de weggever.
Stap 2: Laat zien wat mensen mogen verwachten
In plaats van direct te ‘verkopen’, geef je hier vooral context. Je laat bijvoorbeeld meer van jezelf of je product zien.
Denk hierbij aan:
- Verhaal of mini-intro over wie je bent
- Eventueel een korte rondleiding: je website, socials, gratis bronnen
- Inplannen van een coach-call (bijvoorbeeld tijdens een onboarding-sessie)
Stap 3: Een vervolgmail die waarde biedt
Een extra mailtje kan wonderen doen, maar toch slaan veel ondernemers deze stap vaak over. Juist deze mail kan uitstekend werken om beginnend vertrouwen te creëren doordat je laat zien dat je deze (potentiële) klant begrijpt.
Denk hierbij aan…
- Een tip of korte mini-les
- Een veelvoorkomende fout + oplossing
- Eventueel een CTA naar een video, podcast of blog
Stap 4: Gedrag detecteren & segmenteren
Klikt iemand op een linkje in je mail? Dan kun je deze data gaan gebruiken om in de toekomst de juiste vervolgmailings te sturen, zoals:
- Klikken op product A → interesse in thema A
- Klikken op product B → andere doelgroep
- Niet klikken → iemand zit nog in oriënterende fase
Stap 5: Persoonlijke touch toevoegen (zowel online als offline)
Als iemand meerdere mails opent of interesse toont, kun je een kleine extra stap automatiseren om het contact warmer te maken.
Denk hierbij aan…
- Een persoonlijke mail, zoals een welkomstkorting
- Een fysiek kaartje, bijvoorbeeld als bedankje of voor een verjaardag, eventueel met een QR-code daarop die weer naar een bepaalde actie of landingspagina leidt. Je kunt hiermee dus perfect online en offline combineren en samen laten werken.
Natuurlijk is een eerste automatisering voor een webshop anders dan voor een coach of marketeer: toch is de basis voor elk bedrijf wel hetzelfde. Je wilt dat nieuwe contacten zich welkom voelen, je probeert vertrouwen op te bouwen en stappen naar klant-schap zetten.
Hoe train je jouw automatiseringsbrein?
Automatiseren kun je leren, vooral door in je hoofd een denkbeeldig stappenplan in te bouwen en zo een automatiseringsbrein te ontwikkelen.
- Observeren: Wat gebeurt er in elke fase van de klantreis?
- Vraag: Wat is het gewenste eindresultaat per stap?
- Bepaal beslispunten: Waar is een automatische reactie passend?
- Experimenteer: Automatiseer eerst 1 kleine stap en meet na 2 weken
- Reflecteer: Verbeter op basis van data en houd het vooral simpel
Wanneer je deze stappen helder voor ogen houdt, als een soort recept dat je gaat maken, kom je veel sneller tot een succesvolle automatisering.
Wat automatiseer je wél en juist níet?
Automatiseringen zijn onmisbaar, maar lang niet alles in je business hoeft geautomatiseerd te worden. Zo is het teveel op microniveau of leent het zich bijvoorbeeld beter voor een campagne.
Wel automatiseren:
- Facturen
- Bevestigen (en andere order-updates)
- Herinneringen (evenals reserveringen)
- Welkomstmailings / Onboardings-mailings
- Segmentatie op basis van gedrag
- Reviews
Wat niet schaalbaar is, hoef je niet te automatiseren. Draait je business veel om menselijk contact? Plan dit vooral op die momenten waar het de meeste waarde toevoegt. Of, bedenk wanneer het zich beter leent voor een campagne.
Kort samengevat…
Automatiseren is dus onmisbaar voor je business, maar pak het wel op de juiste wijze aan. Dit betekent niet dat je hiervoor technische kennis nodig hebt, maar wél een helder doel, zodat je precies (en per stap) kunt bepalen wat hiervoor essentieel is om dit doel te kunnen behalen.
Wil je ook gaan starten met automatiseren? Ontdek de onmisbare kracht van automatische mailings en start vandaag nog met een proefaccount bij MailBlue!
