Privacy is een fundamenteel onderdeel geworden van je klantrelatie en binnen e-mailmarketing. Mensen worden er steeds scherper op waar en bij wie ze hun gegevens achterlaten, juist om zeker te weten dat hier eerlijk en zorgvuldig mee om wordt gegaan. Sinds de definitieve inwerkingtreding van de AVG, ook wel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (internationaal bekend als de GDPR), is de lat voor gegevensbescherming dan ook flink verhoogd.
Voldoe je niet aan de regels? Dan riskeer je boetes die flink in de papieren op kunnen lopen, zelfs tot miljoenen aan toe bij grote bedrijven. Belangrijker nog: je verliest het vertrouwen van je doelgroep als je onzorgvuldig bent. Dat is natuurlijk funest. In deze blog duiken we daarom in de juridische kern van de AVG én geven we praktische tips om je MailBlue-account volledig overeenkomstig aan de regels in te richten.
P.s. Deze blog is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden en vormt geen officieel juridisch advies. Heb je voor je onderneming een specifieke vraag? Raadpleeg dan altijd een juridisch professional.
De juridische kern: Wat zegt de wet?
De AVG is ontworpen om de privacyrechten van EU-burgers te versterken. Of je nu een lokale zzp’er bent of een multinational: zodra je e-mailadressen verzamelt, bewaart of analyseert, heb je te maken met de volgende artikelen:
Expliciete Toestemming (Artikel 4 & 7)
Toestemming moet volgens Art. 12 AVG ‘geïnformeerd en expliciet’ zijn. Dit betekent dat je in begrijpelijke taal moet uitleggen wat je met de gegevens doet. Zo gebruik je geen vage, juridische termen, maar bied je transparantie die dus voor iedereen duidelijk is. Op basis van Art. 7 moet je bovendien kunnen bewijzen dat de betrokkene toestemming heeft gegeven.
De Rechten van de Betrokkene (Art. 12 t/m 23)
De AVG geeft jouw contactpersonen de regie over hun eigen data. De belangrijkste rechten zijn:
- Recht van inzage (Art. 15): Een contact mag opvragen hoe zijn of haar gegevens gebruikt worden.
- Recht op rectificatie (Art. 16): Het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing (Art. 17): Ook wel het 'recht om vergeten te worden' genoemd.
- Recht op overdraagbaarheid (Art. 20): Het recht om data mee te nemen naar een andere aanbieder.
Verwerker vs. Verantwoordelijke (Art. 24 t/m 43)
In de meeste gevallen ben jij de verwerkingsverantwoordelijke (jij bepaalt het doel van de gegevens, zoals voor een nieuwsbrief) en is MailBlue/ActiveCampaign de verwerker (wij voeren de verwerking voor je uit). Volgens Artikel 28 ben je verplicht om een schriftelijke verwerkersovereenkomst te hebben met je softwareleverancier.
Stappenplan: Zó maak je jouw marketing AVG-proof
Misschien vraag je je af: ‘Hoe moet ik dit allemaal doen en wat is hiervoor nodig?’ Om je een goede start te geven, gaan we in deze blog in op de belangrijkste regels die je moet toepassen. Ben je dus benieuwd hoe je jouw marketing AVG-proof kunt maken? Volg dan deze stappen voor een veilige en professionele lijst.
Stap 1: Gebruik de dubbele opt-in
Hoewel niet expliciet verplicht, is de dubbele opt-in, ook wel een dubbele vorm van bevestiging, de gouden standaard om aan de ‘ondubbelzinnige toestemming’ van de AVG te voldoen. Denk hierbij aan een mail die je ontvangt waarin gevraagd wordt of jij nogmaals wilt bevestigen dat je bijvoorbeeld nieuwsbrieven van bedrijf X wilt ontvangen. Met een dubbele opt-in bevestigt de gebruiker dus twee keer de inschrijving (tweede keer via mail), wat direct dient als bewijs voor jou.
Stap 2: Vraag alleen gegevens die je echt nodig hebt
Vraag alleen wat je écht nodig hebt qua gegevens aan je contacten. Heb je voor een e-book het woonadres nodig? Waarschijnlijk niet, dus dit element mag je bijvoorbeeld alweer overslaan. Plus, hoe meer contacten moeten invullen, hoe minder snel ze hiertoe bereid zijn. Als we daarbij ook nog eens puur inzoomen op de wet en daarmee het principe van dataminimalisatie mag je alleen gegevens vragen die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel (bijv. enkel een voornaam en e-mailadres voor een nieuwsbrief). Wees hier dus streng op voor jezelf, ook al lijken sommige gegevens ‘onschuldig’ om te vragen.
Stap 3: Update je Privacy Policy
Je bent verplicht (Art. 13) om mensen te vertellen wat je doet op het moment dat je de data verzamelt. Zorg daarom voor een link naar je Privacy Policy op elk formulier. Deze Policy moet onder andere bevatten:
- De identiteit van je organisatie.
- De bewaartermijn van de gegevens.
- De juridische grondslag voor de verwerking.
- Informatie over het recht om toestemming in te trekken.
Hoe klein of groot je bedrijf ook is: een privacy policy is verplicht, dus zorg dat je dit op orde hebt voordat je actief gaat verkopen of gegevens verzamelt.
Stap 4: Opschonen en exporteren
Onder de AVG hebben mensen het recht om verwijderd te worden. Zorg dat je weet hoe je in MailBlue contacten verwijdert of exporteert als iemand hierom vraagt. Het is ook slim om periodiek lijsten en contacten die je niet meer gebruikt te verwijderen om je risico te beperken. Plus, het kan je ook weer ‘boze berichten’ schelen van contacten die niet meer in je aanbod geïnteresseerd zijn, bijvoorbeeld door een andere levensfase, maar nog wel steeds mails van je ontvangen omdat ze bijvoorbeeld op meerdere mailinglijsten van je staan.
Kort samengevat...
De AVG wordt vaak gezien als een vervelende hindernis voor ondernemers, maar het is eigenlijk juist een kans. Bedrijven die namelijk transparant zijn over gegevens en de rechten van hun lezers respecteren, bouwen sneller een vertrouwensband op met hun (potentiële) klanten. Het is dus even wat werk vooraf, maar juist als je alles goed op orde hebt, kun je veel ‘relaxter’ ondernemen als je weet dat je het juridisch correct hebt aangepakt. Door je techniek (zoals MailBlue) en je juridische basis (zoals je Privacy Policy) op orde te hebben, creëer je een stevig en duurzaam fundament voor groei.
Wil je meer weten over de technische instellingen van MailBlue die jou helpen om perfect aan de AVG-richtlijnen te voldoen? Bekijk dan onze helpdesk voor handleidingen over dubbele opt-ins en gegevens-export. Ook mag je natuurlijk een ticket inschieten om uitgebreider door een van onze supportmedewerkers geholpen te worden.
