Hanneke Wessel begon in 2014 met VA school: een online trainingsaanbod voor virtual assistants. Nu heeft ze al meer dan 1.800 nieuwe VA’s opgeleid en telt de mailinglijst 33.000 actieve contacten. VA school klopte bij MailBlue aan voor meer resultaat uit marketinguitingen, maar kreeg het advies om eerst met het automatiseren van processen aan de slag te gaan.
“Hun kennis en expertise, superinspirerend en helpend!”
VA school is zo snel gegroeid, dat Hanneke het overzicht verloor in haar e-mailmarketing: “Onze lijst groeide naar meer dan 33.000 e-mailadressen, met complexe automations, veel tags, splitsingen en variaties. Dat liep uit de hand, het werd onoverzichtelijk. Met Mailchimp liep ik tegen de grenzen aan in capaciteit en in mogelijkheden. Toen zijn we in 2017 overgestapt op ActiveCampaign/MailBlue. Nu voel ik weer ruimte om door te groeien en weet ik ook dat mijn data in veilige handen is. Bovendien word ik door iedereen bij MailBlue ontzettend goed geholpen, dat persoonlijke contact vind ik heel fijn.”
Volgens Hanneke had VA school een spinnenweb aan splitsingen gecreëerd: “Daardoor verloren we het overzicht, moesten we steeds ad hoc noodlijntjes aanleggen en werd ons spinnenweb alleen maar groter. Dat gaf veel onrust en kostte ook veel geld. Voor elk e-mailadres dat je krijgt, heb je al geld betaald in je marketing. Als je vervolgens je e-mailmarketing verkeerd aanpakt, is dat gewoon sabotage in je eigen bedrijf.”
Samen met MailBlue maakte VA school haar deelnemersprocessen en e-mailmarketing weer beheersbaar. Dat begon met het automatiseren van onder meer de processen voor aanmelden, opzeggen en deelname aan workshops, die voorheen om veel onnodig handwerk vroegen.
Nieuwe aanmeldingen voor de online training van VA school verlopen nu volledig automatisch, als volgt:
1.
Klant vult het inschrijfformulier in.
2.
Klant kiest startdatum, die als custom field in MailBlue wordt ingeladen.
3.
De dealeigenaar bij VA school ontvangt na inschrijving een notificatie en de deal wordt automatisch toegevoegd aan de spreadsheet met deals, inclusief de startdatum.
4.
De openstaande deal wordt als ‘gewonnen’ gemarkeerd in de pipeline.
5.
De factuur wordt via Zapier klaargezet in Moneybird.
6.
De renewaldatum wordt volgens een berekening op 1 jaar later ingesteld en als trigger ingezet voor het activeren van de verlengingsequence.
7.
De bevestigingsmail wordt automatisch verzonden naar de deelnemer
8.
Op de startdatum wordt via een webhook direct de juiste toegang in Wishlist Member gegeven, de online leeromgeving van VA school.
9.
Het team van VA school krijgt automatisch taken in Trello voor het sturen van een welkomstkaartje en een starterskit.
10.
Tot slot wordt de bonusmail geactiveerd die automatisch de juiste bonussen aan de klant toekent op het juiste moment.
Hanneke weet goed wat automatisering haar nu oplevert: “Alleen al met het proces voor nieuwe aanmelders besparen we nu 300 uur en € 16.500,- in geld, elk jaar. Dat is duurzaam resultaat, met een eenmalige inrichting. Los van die tijds- en geldwinst levert het ons rust en overzicht op. Het is geregeld, aan alles is gedacht. Ook voor onze klanten is het fijn, het aanmelden verloopt superklantvriendelijk en foutloos. Als VA zou ik toch moeten weten wat uitbesteden en automatiseren mag opleveren, maar deze positieve impact op ons bedrijf heb ik echt onderschat.”
Meer rust en overzicht.
Zo zorgt Hanneke voor een prettige klantervaring, die ze volmaakt met MailBlue CRM: “Dat werkt fantastisch. Ons salesteam heeft daar echt heel veel voordeel bij. We kunnen goed volgen in welke fase onze leads zitten. Daardoor kunnen we nog gerichter mailen, of juist voor WhatsApp of telefonisch contact kiezen als ze ver in de beslissingsfase zitten. Er is nog een extra voordeel aan het CRM-systeem en dat is dat we van de mensen in een dealfase ook alle mailwisseling vanuit Gmail kunnen koppelen en inzien. Dat maakt het echt compleet en geeft extra mogelijkheden om die communicatie ook weer te benutten.”
VA school is volgens Hanneke nog lang niet klaar: “Dit is pas het begin. We hebben nog zoveel dingen die we kunnen uitrollen, er is nog genoeg ruimte om te groeien. Ik wil dat met aandacht doen. Automatiseren is mensenwerk, het moet persoonlijk en flexibel blijven. Gelukkig helpt MailBlue daar heel goed bij. Ik vind hun kennis en expertise superinspirerend en helpend.”
Tip van Hanneke? “Word je onrustig van je e-mailmarketing of je marketingprocessen? Pak het dan aan, dit is het juiste moment. De stap om te automatiseren kan soms te groot voelen, of onbekend. Maar denk dan niet: het gaat zo nog wel. Ga het gesprek aan met jezelf, met een VA, met MailBlue. En begin klein, met één ding. Tot slot: maak er ook iets leuks van. Maak het interessant, koppel er een doel aan. En zie het niet als kosten, maar als een investering in groei en kwaliteit.”
Verstuur vandaag nog je eerste campagne
Start een gratis proefperiode van 14 dagen.
Geen creditcard, geen installatie, geen gedoe.
