Met zapier verbind je gemakkelijk verschillende apps en diensten aan elkaar met zogenaamde Zaps. Zo creëer je een slimme workflow en bespaar je veel tijd! Automatiseren wordt zo voor iedereen mogelijk.
Wat is Zapier?
Zapier is dé software om workflows te automatiseren door apps en diensten die je gebruikt met elkaar te verbinden. Een workflow is een reeks van handelingen en processen die nodig zijn om een stuk werk te starten en af te ronden. We geven je meteen een voorbeeld: iemand koopt een online cursus op jouw website via WooCommerce, vervolgens ontvangt hij een bevestigingsmail via MailBlue, een factuur via Moneybird én inloggegevens van Kajabi. Om dit goed te laten verlopen is het belangrijk dat deze apps met elkaar samenwerken. Dat is waar Zapier om de hoek komt kijken.
Wat wordt bedoelt met Zaps?
Zapier maakt gebruik van zogenaamde Zaps om koppelingen en verbindingen te maken tussen apps en diensten. Een Zap is een geautomatiseerde workflow die Zapier al heeft voorbereid of eentje die jij zelf hebt samengesteld. Een Zap bestaat altijd uit een trigger en één of meerdere acties. Een trigger is de actie die de Zap initieert. Denk bijvoorbeeld aan iemand die een product in zijn winkelwagentje doet of een formulier invult. Of: iemand maakt een afspraak via Calendly en komt automatisch in je e-maillijst in Mailblue te staan en ontvangt een e-mail met Zoomlink.
De Zap komt elke keer in actie wanneer de trigger plaatsvindt. Dit gaat geheel automatisch waardoor je dus enorm veel tijd en gedoe bespaart. Dat is pas efficiënt werken! Dankzij Zapier is het voor iedereen mogelijk taken eenvoudig te automatiseren.
Beginnen met Zapier
Om Zapier te gebruiken is het belangrijk dat je een account aanmaakt. Je hebt de keuze uit een gratis account, waarmee je Zapier maximaal 100 taken per maand kunt laten uitvoeren, of voor een betaald abonnement. Let er wel op dat je al gauw aan de 100 taken zit, aangezien een Zap vaak bestaat uit meerdere taken. Zo kan het voorkomen dat nadat de Zap tien keer getriggerd is, je al aan je takenlimiet zit. Hoe dan ook is het een goed idee om te beginnen met een gratis account, zodat je zelf kunt ontdekken of Zapier geschikt is voor jou en je onderneming.
Waar kun je Zapier voor gebruiken?
Inmiddels is je vast wel duidelijk dat je met Zapier eindeloos veel mogelijkheden hebt. Je kunt de apps die jij gebruikt met elkaar koppelen en bepaalde taken laten uitvoeren, zonder dat jij je daarin hoeft te mengen. Super efficiënt!
Het doel van Zapier is om jouw workflows slimmer en efficiënter te maken, zodat jij je kunt concentreren op taken in je bedrijf die alleen jij kunt uitvoeren. Denk aan het creëren van een nieuw concept of spreken op een evenement. Er blijft veel meer tijd over voor taken die echt zoden aan de dijk zetten in je bedrijf, zodat je veel sneller kunt groeien dan je nu doet.
Praktische voorbeelden om Zapier voor je te laten werken
Klinkt leuk, maar voorbeelden maken het helderder.
- Iemand meldt zich aan voor de wachtlijst voor je programma via Leadpages. Hij vult daarvoor een formulier in met zijn naam en e-mailadres. In MailBlue wordt deze persoon automatisch op de e-maillijst gezet met een specifieke tag, zoals ‘wachtlijst’. Deze persoon kan nu worde opgevolgd met een e-mailfunnel op het moment dat je je programma lanceert. Dit maakt de verkoopkans een stuk groter!
- Iemand plaatst een bestelling via Gravity Forms en betaalt met iDeal. De contactgegevens worden gevonden in Moneybrid en er wordt een factuur klaargezet. Tegelijkertijd ontvangt de besteller een orderbevestiging via MailBlue. Het enige wat jij hoeft te doen is de factuur controleren en versturen en de bestelling verzenden.
Meer voorbeelden? Denk aan een tweet die automatisch geplaatst wordt op het moment dat jij een nieuw artikel publiceert in WordPress. Of sessies die geboekt worden in Calendly en direct in jouw Google Calendar verschijnen.
Wat kost Zapier?
Zapier biedt verschillende pakketten aan:
Gratis pakket: €0 per maand
Starter pakket: €19 per maand
Professional pakket: €45 per maand
Teams pakket: €275 per maand
Company pakket: €548 per maand
Als ZZP’er of eenmanszaak is het Starter Pakket waarschijnlijk wat je zoekt. Dit is ideaal voor kleine automatiseringen. Het Professional Pakket biedt net wat meer opties en functies. Het Team Pakket wordt pas interessant als je meerdere mensen in dienst hebt en het Company Pakket is specifiek voor grotere bedrijven.
Het grote prijsverschil tussen de pakketten heeft ermee te maken dat niet elk pakket dezelfde opties biedt. Zo krijg je per pakket niet alleen meer taken die je Zapier kunt laten uitvoeren, maar kun je met het Professional Pakket bijvoorbeeld ook ‘paths’ creëren, wat met het Starter Pakket niet kan. Paths zijn handig als je extra lange workflows wilt instellen of veel bijzonderheden in je workflow hebt. Denk aan een uitzondering waarbij iemand voor de tweede keer hetzelfde e-book aanvraagt. Met ‘paths’ kun je instellen dat iemand bijvoorbeeld een andere versie of andere e-mail ontvangt.
Met het Team Pakket kunnen meerdere mensen in een workflow betrokken worden. Het grote voordeel van het Company Pakket zijn de uitgebreide veiligheids- en toezichtfuncties die beschikbaar zijn.
Zapier is er voor elke gebruiker
Heb je geen programmeerervaring? Geen probleem. Met Zapier is het mogelijk zelf koppelingen te maken tussen verschillende apps en diensten. De tool is gebruiksvriendelijk en zonder technische kennis te gebruiken.
Zapier woordenboek
Zapier maakt gebruik van verschillende termen die belangrijk zijn om te kennen, als je wilt snappen hoe Zapier werkt.
App: Dit is de software of dienst die je met Zapier wilt laten werken. Denk aan MailBlue, Gravity Forms, Google Calendar, Leadpages en Calendly. Zapier heeft integraties met meer dan 5000 verschillende apps.
Zap: Hierboven bespraken we al uitgebreid wat een Zap is. In het kort is een Zap een koppeling tussen één of meer apps die een bepaalde workflow in gang zet. Je kunt zelf een Zap bouwen in Zapier, maar Zapier heeft er ook een aantal voor je klaarstaan om te gebruiken.
Trigger: De Trigger is de eerste stap in de Zap. Dit is de gebeurtenis die ervoor zorgt dat de Zap in werking treedt. Voorbeeld: iemand plaatst een bestelling of laat een review achter.
Action: Een Action is hetgeen plaatsvindt als resultaat van de Trigger. Dit kan zijn dat er een mail verstuurd wordt, er een notificatie komt in Slack, of er een nieuwe klant wordt toegevoegd aan het CRM-systeem. Een Zap kan bestaan uit één of meerdere Actions.
Task: Een task is het uitvoeren van één actie. Dus als je een Zap creëert voor een workflow met meerdere acties, dan is het aantal acties het aantal ‘taken’. Je Zapier abonnement kies je op basis van het aantal taken dat je wilt dat Zapier maandelijks uitvoert.
Andere Zapier termen die veel gebruikt worden zijn:
- Filter
- Multi-step Zap
- Path
- Formatter
- Update time/synching interval
- Autoreplay
Een Zap maken in 7 stappen
Als je een Zap gaat aanmaken, is het belangrijk dat je weet elke apps en diensten je wilt koppelen en wat je wilt dat deze apps en diensten gaan doen. Oftewel: je moet weten welke trigger en welke acties je Zapier wilt laten uitvoeren.
Stap 1: Log in op in op je Zapier account en klik in het menu op ‘Zaps’. Daarna op ‘Create Zap’. Je geeft je Zap een naam die voor iedereen herkenbaar is. Grote bedrijven creëren vaak een vaste naamformule, waar bijvoorbeeld het SKU-nummer van het product in voorkomt.
Stap 2: Klik op ‘App Event’ en selecteer de apps en diensten die je wilt koppelen. Bij ‘Search apps’ kun je gericht zoeken naar de app of dienst die jij gebruikt.
Stap 3: Stel je ‘Trigger Event’ in. Dit is wat er gebeurt in app of dienst 1, waardoor de Zap in actie komt. Nogmaals, dit zou kunnen zijn dat er een bestelling geplaatst wordt of een formulier wordt ingevuld in app of dienst 1.
Stap 4: Klik op ‘Test trigger’ om te bevestigen dat je trigger gekoppeld is aan de juiste software.
Stap 5: Stel je ‘Action Event’ in. Dit is hetgeen wat er moet gebeuren nadat de ‘Trigger’ is geraakt.
Stap 6: Testen maar! Klik op ‘Test & Review’ zodat Zapier de aangemaakte Zap uitvoert en kijkt of alles goed gekoppeld is. Hieronder lees je meer over testen.
Stap 7: Is de test goed verlopen? Klik dan op de blauwe knop ‘Turn on Zap’ of op het schuifje in de zwarte balk, je Zapier koppeling is live!
Hoe kan ik mijn Zap testen?
Zapier test standaard of er connectie is gemaakt met de gewenste software, maar het is wel verstandig om de workflow zelf nog eens goed door te lopen. Is de Zap helemaal ingesteld, zoals je van tevoren had bedacht? Worden alle gegevens goed doorgezet naar Google Sheets? En ontvang je de juiste e-mail? Klopt alles of wil je toch nog iets veranderen aan je Zap? In je Zapier account bij ‘Zap History’ zie je gemakkelijk waar het misgaat. Hier pas je ook je Zap aan wanneer je wijzigingen wilt aanbrengen in je Zap.
Hoe werken de filters in Zapier?
Met behulp van een filter geef je je trigger bepaalde voorwaarden mee. Misschien dat de trigger alleen in actie komt als een formulier wordt ingevuld door iemand uit Amsterdam. Of enkel wanneer er een product uit een specifieke categorie wordt besteld.
Naast de Zap filter zijn er nog twee andere filters, namelijk Format en Delay. Met Format kun je kiezen voor een teksttransformatie, waarbij gegevens worden omgezet in de data die je nodig hebt. Bij Delay kun je een vertraging instellen in de app. Bijvoorbeeld wanneer iemand pas na 48 een bevestigingsmail hoort te ontvangen.
Dankzij de diverse filters die je kunt instellen is Zapier gebruiksvriendelijk en kun je er eindeloos mee variëren! Wachtte je altijd een dag met het versturen van een e-book nadat het was aangevraagd? Test dan nu eens wat het doet met de conversie als het e-book direct wordt verstuurd. Heeft iemand al eens een e-book aangevraagd? Dan kun je Zapier met de filter laten weten dat deze klant een andere e-mail moet ontvangen. Zo kun je dankzij de filters veel persoonlijker worden, wat kan leiden tot hogere klanttevredenheid en een betere conversie.
Je Zaps ordenen
Als je eenmaal met Zapier begint, kan het zijn dat je binnen korte tijd, veel Zaps hebt gecreëerd. Het is daarom belangrijk om al vanaf het begin geordend te werk te gaan.
Dit begint bij de naamgeving voor je Zaps. Zapier organiseert je Zaps op alfabetische volgorde. Daarnaast kun je via de zoekfunctie tussen je Zaps zoeken. Dit wil zeggen dat het interessant is om belangrijke keywords te gebruiken in de naam van je Zaps, maar bijvoorbeeld om het SKU-nummer in de naam te vermelden. Een handige formule is: Naam software (bijv. MailBlue) > Naam product – Productnummer/SKU.
Daarna is het zaak om je Zap een duidelijke beschrijving te geven. Misschien werk je in een team of heb je plannen om werk te gaan uitbesteden. In dat geval is het belangrijk als iedereen precies weet welke Zap waarvoor dient. Door je Zap een goede beschrijving te geven, bespaar je iedereen veel tijd (en fouten!).
Je kunt je Zaps groeperen in mapjes. Je kunt mappen maken op basis van bedrijfsafdelingen, maar bijvoorbeeld ook op basis van de software waar de Zap mee te maken heeft. Je hebt de keuze om mappen privé te maken en andere mappen te delen met je team.
Nog even de voordelen van Zapier op een rij
Je weet nu hoe Zapier werkt en hebt een aantal voorbeelden gezien van hoe je het kunt toepassen. Maar wat zijn nu de exacte voordelen van deze software?
Je houdt meer tijd over
Het grootste voordeel is simpelweg dat je meer tijd overhoudt voor belangrijke zaken in je bedrijf. Werkzaamheden die alleen jij kunt uitvoeren of die te maken hebben met visie en creativiteit. Een groot deel van de werkzaamheden wordt geautomatiseerd, waardoor teamleden hun tijd aan andere zaken kunnen besteden.
Denk maar eens aan de dingen waar je nu tijd mee kwijt bent: handmatig leads in een Excelformulier zetten, leads uploaden naar je e-mailprogramma, afspraken doorzetten naar Google Sheets, het zijn allemaal taken die vaak handmatig worden uitgevoerd. Terwijl dat helemaal niet nodig is. Met Zapier automatiseer je dit soort werkzaamheden in enkele minuten.
Of wat dacht je van het mailen van webinar inschrijvers? Met Zapier hoef je de inschrijvingen niet meer eerst te exporteren en vervolgen weer te importeren in een ander programma. Je stelt eenvoudig in dat iedere inschrijver een automatische mail krijgt via het gewenste programma. Bijvoorbeeld via MailBlue. Zo zorgt automatisering ervoor dat je meer tijd overhoudt om mails te beantwoorden, sales binnen te halen of personeel te werven. Kortom, je kunt je bezighouden met de taken waarmee je jouw bedrijf écht laat groeien en de omzet verhoogt.
De klanttevredenheid gaat omhoog
Door te automatiseren kunnen taken niet meer vergeten worden en zijn ze ook nog eens minder foutgevoelig. De kwaliteit van je werk gaat zo enorm omhoog! Je houdt veel meer tijd over voor andere werkzaamheden, waar je nu meer aandacht en energie in kunt steken. Je levert een hogere kwaliteit en dit zorgt voor een hogere klanttevredenheid. Klanten ontvangen sneller hun e-book en afspraken worden eerder opgevolgd, omdat ze automatisch in het juiste systeem terechtkomen. Tevreden klanten zijn het beste visitekaartje voor je bedrijf en kan weer zorgen voor nieuwe klanten en meer omzet.
Je hebt meer focus en rust
Door te automatiseren maak je minder fouten en ervaar je minder stress. Je houdt meer tijd over voor werkzaamheden die écht belangrijk zijn en hebt daar ook meer focus voor. Ook hoef je niet meer dagelijks te checken of alles wel goed gaat. Automatisering zorgt voor een snellere, foutloze afhandeling. Leads worden automatisch opgevolgd, inschrijvingen worden direct verwerkt in het juiste systeem en binnenkomend verkeer op je website wordt gecontroleerd. Dit geeft je de rust en focus die je nodig hebben voor projecten die meer prioriteit hebben.
Daarnaast biedt Zapier een hoge veiligheid, waardoor je je geen zorgen hoeft te maken over privacy-toestanden. Zapier is SOC 2-compliant en houdt zich aan de strengste beveiligingsnormen. Zo bouw je met een gerust hart workflows. Zapier heeft daarnaast een hoogwaardig supportproces, met live chat, een kennisbank, en meer. Zo lukt het altijd de Zap in te stellen die jij wilt.
Eindeloos veel opties
Zapier werkt samen met meer dan 7000 apps waarmee je koppelingen kunt maken. Elke week voegen ze nieuwe opties toe. Het heeft voor elk bedrijf interessante mogelijkheden die zeker de moeite waard zijn om uit te proberen. Door de ruime keuze zit er altijd een geschikte tool tussen die jouw bedrijf kan helpen. Denk aan populaire tools zoals Facebook, Twitter, Google Sheets, Leadpages en MailBlue.
Nieuwsgierig met welke apps je allemaal een koppeling kunt maken met MailBlue? Klik dan hier om een volledige lijst met apps te bekijken.
(In Zapier maak je de koppeling met ActiveCampaign, aangezien MailBlue de Nederlandstalige partner is van het Amerikaanse ActiveCampaign. Hier lees je meer over onze samenwerking.)
