• Home
  • /
  • Blog
  • /
  • 18 gewoontes van mensen die productiever werken

We kennen allemaal wel die ene persoon die altijd zijn of haar werk voor elkaar krijgt, iemand die maximaal efficiënt werkt. Of het nu een collega is of een vriend(in); hij of zij krijgt het werk gewoon altijd snel af. Zo iemand die úren werk op de een of andere manier makkelijk binnen 20 minuten afgerond heeft. Hoe dan?!

Je noemt die persoon wel eens een robot of machine, want een doodnormaal mens kán het werk simpelweg niet zo snel af krijgen als hij of zij dat doet. En toch bestaan deze mensen. Wil jij weten wat deze superproductieve mensen gemeen hebben? Dan heb je het juiste artikel gevonden 😉.

De gewoontes van mensen die productief werken

Het is verleidelijk om mensen die productief werken te zien als een robot (of tovenaar). Maar als je bestudeerd hoe zij te werk gaan en de uitdagingen overwinnen waar we allemaal tegenaan lopen, ontdek je hoe je zélf productiever kunt werken. Geef jouw productiviteit een boost door hun voorbeeld te volgen.

Mensen die efficiënt werken kunnen dit soort uitdagingen prima overwinnen:

  • Taken uitstellen - van kleine irritante taken tot grote uitdagende taken
  • Saai werk dat gewoon moet gebeuren
  • Mails en andere berichten beantwoorden tijdens het werk
  • Gemotiveerd en energiek blijven gedurende de gehele werkdag
  • Focus op hun projecten houden en deze afronden

Hoe graag ik ook de titel 'zeer productief persoon' zou willen dragen, het enige eerlijk antwoord daarop is: ik werk eraan. Maar door artikelen en boeken te lezen over dit onderwerp (📖  tip: Focus AAN/UIT van Mark Tigchelaar) en vragen te stellen aan productieve mensen, heb ik wel het beste advies kunnen verzamelen over efficiënter werken.

Doe je voordeel met de 18 belangrijkste gewoontes die ik ontdekt heb aan mensen die productiever werken. Tips om minder tijd aan e-mails kwijt te zijn bijvoorbeeld. Of methoden om gefocust te kunnen blijven werken. Deze adviezen over productiviteit kunnen je helpen je werk efficiënter aan te pakken en dus meer gedaan te krijgen binnen een bepaalde tijd.

Productiever worden doe je overigens niet van de ene op de andere dag. Maar als je kleine veranderingen aanbrengt en een paar van deze gewoonten toepast, dan ben je zeker goed op weg naar meer productiviteit 💪.

Hoe kun je productiever werken?

Verbeter je productiviteit en werk efficiënter met de volgende gewoontes: 

  1. Focus eerst op de belangrijkste taken 
  2. Meer concentratie met de Deep Work methode
  3. Maak een lijstje van de dingen die je afleiden
  4. Gebruik de 'Eisenhower Matrix' 
  5. Gebruik de 80/20 regel
  6. Deel taken op in subtaken
  7. Neem pauzes
  8. Maak minder beslissingen
  9. Anders omgaan met mailverkeer
  10. Automatiseer routinematig werk
  11. Leer van zowel successen als 'foutjes' 
  12. Maak een back-up plan
  13. Niet afwachten tot motivatie of inspiratie komt
  14. Doe NIET aan multitasken
  15. Laad je batterij op
  16. Verbeter jezelf - werk slimmer, niet harder
  17. Doe aan energie-management (niet alleen aan time-management) 
  18. Leer 'nee' zeggen

Focus eerst op de belangrijkste taken

De theorie achter 'de belangrijkste taken eerst' is simpel: sommige taken zijn belangrijker dan andere. Als je jezelf focust op het afvinken van taken op je to-do lijst zonder hier prioriteiten in te stellen, dan zul je een mix krijgen van belangrijke en minder belangrijke taken. En daar laat je dan een kans liggen.

We hebben ons er allemaal wel eens schuldig aan gemaakt; uitstellen. Het is veel makkelijker om de hele dag de makkelijke en minder belangrijke taken af te vinken in plaats van jezelf vast te bijten in die ene moeilijke klus. 

Besteed aan het begin van je dag een paar minuten aan het selecteren van de 1 tot 3 belangrijkste taken van die dag. Dit zijn taken die je, wat er verder ook gebeurd, aan het eind van de dag af moet hebben.

Met een frisse blik op wat die dag belangrijk is, kun je eenvoudig een zinvolle to-do lijst maken. Zo zorg je er voor dat je de belangrijke dingen in ieder geval gedaan krijgt!

"Ik heb geen tijd is gewoon zeggen dat het geen prioriteit is." — Naval Ravikant

Naval Ravikant; een Amerikaanse ondernemer, investeerder in grote bedrijven (zoals Uber en Twitter) en selfmade miljardair. Hij is co-founder en voormalig CEO van AngelList: een website voor start-ups. Iemand die zichtbaar succesvol is. Wat we kunnen leren uit zijn quote: besteed je tijd aan je prioriteiten. 

Meer concentratie met de Deep Work methode

Soms heb je taken die je haast slapend kunt uitvoeren. Taken waarbij je een goede playlist op moet zetten, omdat ze anders te saai zijn om doorheen te komen. Maar sommige taken zijn juist heel moeilijk. Dit zijn taken die je gewoon niet multitaskend kúnt uitvoeren. Werk dat serieus wat tijd en mentale inspanning van je kost. Dit soort werkzaamheden noemen we 'Deep Work'. Deep Work is dus het tegenovergestelde van oppervlakkiger werk zoals mailtjes en telefoontjes beantwoorden of vergaderingen bijwonen.

Cal Newport schreef over dit soort werk in zijn bestseller 'Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World', dit boek is ook verkrijgbaar in het Nederlands. Newport stelt dat de vaardigheid van een goede focus steeds zeldzamer wordt. Diegenen die wél een sterke concentratie kunnen behouden hebben daarmee een enorm voordeel.

Hele productieve mensen hebben de vaardigheid van Deep Work onder de knie.

Maar hoe ontwikkel je meer concentratie volgens Deep Work?

  • Plan iedere dag iets van Deep Work in, steeds op hetzelfde tijdstip. Bij de meeste mensen werkt dit het beste in de ochtend. Door regelmatig iets van Deep Work te doen, kun je er een gewoonte van maken.
  • Verveel jezelf soms bewust: dit klinkt een beetje tegenstrijdig, maar verveling is een productieve gewoonte. Deep Work is niet altijd leuk. Verveling of frustratie zorgt er vaak voor dat we dan afleiding gaan zoeken. Maar als je comfortabel kunt zijn met verveling, dus eigenlijk met 'even niets doen', dan heeft dit een gunstig effect op het verrichten van Deep Work. Vermijd zoveel mogelijk het gebruik van social media als entertainment op dit soort momenten.
  • Wees moeilijk bereikbaar: e-mails van collega's die vragen aan je stellen kun je verminderen. Dit zorgt al direct voor minder afleiding. Vraag collega's om eerst zelf hun vraag te onderzoeken voordat ze jou mailen. Laat hen in hun mail zoveel mogelijk informatie al aan jou meegeven in hun mails. Hiermee voorkom je heen- en weer mailen. Hetzelfde geldt voor jou: besteed tijd aan volledige communicatie per mail.
  • Ken je werkgewoontes: werk je het beste in stilte en afzondering? Of werkt het goed voor jou om regelmatig een korte pauze in te lassen? Je hoeft niet je hele schema om te gooien als je al hectische werkdagen hebt, maar maak in ieder geval een beetje tijd vrij voor Deep Work.

Maak een lijstje van de dingen die je afleiden

Met e-mails, social media én een hoop to-do's ben je snel afgeleid. Je wilt productief werken, maar het valt niet mee om efficiënt te werken met al die afleidingen. Een krachtige methode om de afleiding te verminderen is om een lijstje te maken van de dingen die door je hoofd dwalen.

notitieblok met to-do puntjes

Of dit lijstje nu een fysiek notitieboekje is of een tekstverwerkingsprogramma op je computer: houd dit lijstje in de buurt als je werkt. Als er dan een afleidende gedachte in je opkomt, schrijf je het op het lijstje en ga je weer verder met je werk waar je mee bezig was.

Als ik midden in mijn werk zit en ik me ineens bedenk dat ik nog een meeting in moet schieten met mijn collega, dan is dat een gedachte die wel wat aandacht hoort te krijgen, alleen niet op dat moment. Als dit soort gedachten 'oppoppen' in mijn hoofd, dan schrijf ik ze op. Op die manier maak je je hoofd leeg en weet je zeker dat je het op een later moment oppakt. Hervat je concentratie weer nadat het op je to-do lijst is gezet en maak eerst af waar je mee bezig was.

Stiekem werkt deze methode privé ook heel erg goed voor mij, want niet alleen tijdens mijn werk denkt mijn hoofd soms aan van alles wat ik nog moet doen. Herkenbaar? Gun je hoofd dan wat rust en schrijf het lekker even van je af voor op een later moment.

Gebruik de 'Eisenhower Matrix'

Één van de valkuilen van productiviteit is een focus op de korte termijn. Het is natuurlijk nutteloos om heel efficiënt te werken aan iets wat eigenlijk helemaal niet gedaan hoeft te worden. Je valt makkelijker voor deze fout dan je denkt! Je raakt vervolgens verstrikt in werkzaamheden waarvan het lijkt dat ze op dit moment belangrijk zijn.

De Eisenhower Matrix is in het leven geroepen door Dwight Eisenhouwer. Eisenhower was generaal in het Amerikaanse leger. Als opperbevelhebber van de geallieerde strijdkrachten tijdens de Tweede Wereldoorlog moest hij voortdurend moeilijke beslissingen nemen. Met welke van de vele taken moet hij zich bezig houden die dag? Zo vond hij de matrix uit, die ons vandaag de dag nog helpt om snel prioriteiten te stellen op basis van urgentie en belang. Leuk weetje, maar dat mag je op zich weer vergeten: het is wél nuttig om door te hebben hoe deze matrix werkt. 

Je maakt de matrix door een vierkant te tekenen en met een kruis in het midden dit op te delen in 4 vakken. Op de ene as noteer je: 'niet belangrijk' en 'belangrijk' en op de andere as noteer je: 'urgent' en 'niet urgent'.

Eisenhower Matrix: helpt bij productiever werken door inzicht te geven in prioriteiten

Inzicht in wat je kunt delegeren, automatiseren of juist niet uit het oog moet verliezen

Je to-do lijst ordenen op basis van het belang en de urgentie van een taak geeft je inzicht in de taken waaraan je jouw tijd (nu) niet kwijt hoeft te zijn.

Merk je dat je jouw tijd veel spendeert aan taken die dringend zijn, maar niet belangrijk? Zoek dan naar manieren om deze taken te delegeren of automatiseren. Besteed je tijd aan dingen die niet belangrijk én niet urgent zijn? Negeer die taken!

Maak je ook wel eens tijd vrij om te werken aan dingen die belangrijk zijn, maar niet urgent? Veruit de meeste mensen zouden hier meer tijd aan mogen besteden. 

De Eisenhower Matrix maakt het makkelijker om te zien wat belangrijk is en wat niet.

Gebruik de 80/20 regel

Een andere manier om prioriteiten te stellen aan je werk kun je doen volgens het 80/20 principe.

De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto constateerde dat 80% van de bezittingen in Italië in handen was van 20% van de Italiaanse bevolking. Daarom wordt dit ook wel het Pareto-principe genoemd. Fun fact: het zijn uiteindelijk andere personen geweest zijn die later stelden dat dit principe op heel veel andere aspecten in het leven toepasbaar is.

Maar wat is de les die we hier uit leren?
Door je te richten op de variabele die de grootste invloed heeft, kun je een probleem efficiënt aanpakken. Zeer productieve mensen richten zich dus op de belangrijkste 20% van hun werk. Vervolgens kijken ze naar manieren om de overige 80% van hun werkzaamheden te verminderen, zodat ze meer tijd overhouden voor de dingen die de grootste impact maken. 

Wil jij ook meer tijd besteden aan de belangrijkste 20% van jouw werkzaamheden? Download dan ons marketing automatisering handboek en je ontvangt om de 3 dagen ons beste marketing advies. Je leert je 80% overige werkzaamheden te automatiseren met behulp van de marketing automation software van MailBlue. 

Deel taken op in subtaken

Waarom stel je dingen uit? 

Er zijn diverse redenen, maar één van de belangrijkste redenen voor veel mensen is dat de taken hen ontmoedigen. Als je to-do lijst erg groot is en niet zo specifiek, dan is het een behoorlijke uitdaging om die taken op te pakken. Je kijkt naar een losse taak en denkt: "pff, ik weet niet eens waar ik moet beginnen".

Herkenbaar?

Begin dan door grote taken op te splitsen in kleinere taken. Stel voor iedere taak kleine doelen. 
Als ik op mijn to-do list als taak heb staan: "schrijf een blog over productiviteit", dan is het gemakkelijk om dit uit te stellen (ironisch hè?). Waarom? Omdat er verschillende manieren zijn om dit op te pakken.

Maar wat als ik die grote taak nu opdeel in subtaken? Dan zou mijn to-do lijst er zo uit kunnen zien:

  • Zoek naar gerelateerde zoekwoorden over productiviteit en efficiënt werken
  • Lees de blogs binnen de top 10 van Google over dit onderwerp
  • Brainstorm over andere methoden om productiever te werken
  • Organiseer de losse ideeën: maak een overzicht en bouw een logische structuur
  • Schrijf in bulletpoints de ideeën op per techniek
  • Werk de bulletpoints vervolgens uit tot volledige alinea's

Mijn taak is nu opgedeeld in 6 subtaken. Ja, dit maakt mijn to-do lijst inderdaad langer. Maar het helpt me er wel bij om dingen sneller voor elkaar te krijgen omdat ik helder heb waar te beginnen. Iedere subtaak is behoorlijk specifiek gemaakt en het enige wat ik hoef te doen is ze één voor één af te vinken. Het resultaat: de blogpost die je nu leest.

Neem pauzes

Niemand kan 8 uur lang een diepe focus houden, zelfs niet de mensen die super productief werken. Het is simpelweg onmogelijk om zo lang geconcentreerd te werken zonder dat je afgeleid raakt.

Daarom is het zo belangrijk om pauzes te nemen. Uit onderzoek blijkt dat regelmatig een korte pauze nemen je productiviteit verhoogt. Dit kan prima een pauze van slechts 5 minuten zijn. Wel neem je die pauze minimaal ieder uur of -volgens de Pomodoro techniek- iedere 25 minuten. Zo'n micro-pauze helpt je weer even op te laden en geeft je ruimte voor nieuwe ideeën. Zo train je jezelf in het intens en hoog productief werken binnen een bepaald tijdsblok, om vervolgens heel bewust even niet te werken voor een korte tijd. Daarna ga je weer je hyperfocus opzoeken in je volgende werkblok.

Het inplannen van pauzes helpt je om de hele werkdag fris en productief te blijven.

Maak minder beslissingen

Maak minder beslissingen; kijk waar je bepaalde beslissingen kunt automatiseren. Of maak minder belangrijke beslissingen lekker vlot; het is zonde daar te veel over na te denken. Slechts sommige beslissingen zijn belangrijk, de meeste niet. Dus als je productiever wilt zijn, kun je alledaagse beslissingen het beste uitbesteden, automatiseren of elimineren.

De nummer 1 ondernemerstip van Gerard van den Tweel (Quote 500-lid): "Toon lef, durf en energie". Deze man is één van de grootste food- en horeca pioniers van Nederland en al ruim 50 jaar een onwijs succesvolle ondernemer. Dit is zijn gedachte over het nemen van beslissingen:

"Je kunt eindeloos blijven praten en dubben over kansen en bedreigingen, maar uiteindelijk moet je het gewoon doen. Je kunt beter een verkeerde beslissing nemen dan geen beslissing. Want als je ernaast zit kun je het altijd nog terugdraaien."

Besteed dus niet al te veel tijd aan beslissingen. 

Anders omgaan met mailverkeer

Het kwam bij tip 2 in deze blog via de Deep Work methode al naar voren: anders omgaan met je mails. We halen het hier nogmaals aan, omdat er verschillende manieren zijn om met één van de grootste stoorzenders van je productiviteit om te gaan.

Bekijk je mails op specifieke tijden

Veel mensen spenderen teveel tijd van hun werkdag aan de inbox. Vaak staat de mailbox altijd open en valt ieder binnenkomend mailtje direct op. Alleen als je voor een support team werkt en mails beantwoorden de belangrijkste taak binnen je functie is, is dit noodzakelijk. Zo niet? Minimaliseer dan je inbox, zet notificaties van binnenkomende mails uit en bekijk je mails op specifieke tijden. Zo kun je bijvoorbeeld inplannen dat je alleen om 09:00, 12:00 en 15:00 je inbox even controleert.

Maak je mails volledig en concreet

Een andere manier om efficiënter om te gaan met mails: communiceer volledig. Dit geldt voor de eigen communicatie, maar ook in het 'opvoeden' van je klanten. Voorkom heen- en weer mailen. Het kost misschien iets meer werk vooraf om meteen volledig te zijn, maar uiteindelijk is het efficiënter en bespaart het je onnodig werk.
Stel dat je bijvoorbeeld een meeting met een collega in wilt plannen. Voorkom dan dat er 5 mails over en weer gestuurd worden voordat die specifieke datum en tijd vastgesteld zijn. Dit doe je door concreet aan te geven wat er tijdens de meeting besproken wordt en direct even te kijken in de agenda van je collega wanneer er ruimte vrij is in zijn/haar agenda. Vervolgens stel je een vrije ruimte in zijn of haar agenda voor als datum en tijd. Zo kan je collega alvast nadenken over het onderwerp en meteen voorbereid de meeting ingaan. Bovendien is de kans groot dat de meeting dan ook gewoon gepland is na twee mailtjes.

Koppel je digitale agenda (bijvoorbeeld je Google Calender) met Calendly

En helemaal handig; als je vaak met meetings werkt (intern of extern), maak dan gebruik van een tool zoals Calendly. Zo stuur je iemand snel een link en kan diegene direct een tijd boeken die voor jullie beiden werkt.

Óf ga nog een stapje verder en automatiseer méér door je Calendly te koppelen met een marketing automatisering tool.

Automatiseer routinematig werk

Als je merkt dat je dezelfde dingen keer op keer blijft doen, kijk dan naar manieren om sneller te werken. Dit kan zo simpel zijn als een toetsenbord sneltoets gebruiken of zo uitgebreid als het automatiseren van hele bedrijfsprocessen.

Ik zou natuurlijk niet bij MailBlue werken als ik niet van automatiseren zou houden - work smarter, not harder 😉 -.

automatisering splitsing

Op welke manieren kun je slimmer werken? Hier een paar voorbeelden:

  • Maak standaard procedures voor veelvoorkomende werkzaamheden. Zo kun jij (maar ook anderen) snel de stappen volgen in plaats van elke keer weer opnieuw van het begin af aan te werken. 
  • Delegeer routinematig werk aan stagiaires of andere medewerkers. Zorg er wel voor dat je het team regelmatig opvolgt en waar nodig update.
  • Leer jezelf sneltoetsen voor op je toetsenbord aan. Zo gebruik ik zelf graag de sneltoets "command+shift+t" om een recent gesloten tabblad opnieuw te openen. Of binnen Google docs gebruik ik de sneltoets "command+option+2" om snel een titel in te voegen.
  • Verbeter je typesnelheid. Misschien een open deur, maar het verschil tussen 60 en 90 woorden per minuut is enorm. Als je het in spelletjesvorm leert, is het bijna verslavend om deze skill te verbeteren.
  • Gebruik slimme software om routinematig werk van je over te nemen 

Taken die zich blijven herhalen lenen zich er perfect voor om te delegeren, automatiseren of een snellere manier voor te vinden. Dit scheelt je uiteindelijk een hoop tijd én energie. 

Leer van zowel successen als 'foutjes'

Één van de grootste uitdagingen voor zeer productieve mensen is ervoor zorgen dat snel werk ook kwalitatief goed werk is. Wanneer je namelijk snel werkt, is de kans op het maken van een fout ook groter. Zeer productieve mensen tackelen dat risico door ieder moment aan te grijpen om van te leren en jezelf te verbeteren. Op die manier wordt goed werk leveren intuïtief.

Leren van je fouten spreekt voor zich. Als iets mis loopt, analyseer je waar de fout is ontstaan en zoek je naar manieren om te voorkomen dat de fout zich herhaalt. Een geweldige leerweg.

Maar, minstens zo belangrijk is het leren van successen. Toch gebeurt dat een stuk minder. Want als iets goed gaat, waarom zul je daar dan iets uit leren? Het is verleidelijk om dan gewoon de fles champagne te openen en het succes te vieren. Begrijp me niet verkeerd; ook het vieren van je successen is waardevol. Maar successen verdienen net zoveel aandacht als je fouten.

Zeer productieve mensen halen het meest uit hun successen door te onderzoeken hoe ze zo'n succes kunnen herhalen. Wat ging er precies goed, en waarom? Zijn er dingen uit dit succes te halen die iets minder effectief liepen en kan dat een volgende keer anders?

Jezelf deze vragen stellen kan je helpen om van een eenmalig succes en herhalend succes te maken. Je begrijpt beter hoe het succes ontstaan is en je wordt er intuïtiever mee als je het onderzoekt. Dit scheelt je tijd als je weer stilstaat bij een volgend/nieuw project.

Maak een back-up plan

Het overkomt iedereen; je hebt grootse plannen gemaakt, het gaat een lekkere productieve dag worden, en dan ineens moet je overal brandjes blussen. Vervolgens slokt dit al je aandacht op. 

Of het nu het internet is wat er ineens uit ligt of een last-minute afspraak is die tussendoor komt; soms gaat er gewoon iets mis. 

Zeer productieve mensen erkennen dat een planning vaak verkeerd ingeschat wordt. Heb je wel eens onderschat hoeveel tijd een taak in beslag neemt? De reden dat veel mensen niet uitkomen in hun planning is omdat we vaak geen tijd incalculeren voor taken of verantwoordelijkheden die (nog) niet op de agenda staan.

Het zijn de ad-hoc werkzaamheden die we niet incalculeren. Een agenda kan er leeg uit zien, maar zeer productieve mensen weten dat dit alleen open lijkt omdat er (nog) niets ingepland staat. Zeer productieve mensen realiseren zich vaak beter dat onverwachte taken ineens op de planning kunnen komen. Ze houden dus wat speling en flexilibitiet in de agenda open voor dit soort onderbrekingen. Zo schakelen zij sneller bij onvoorziene problemen die kunnen ontstaan.

Niet afwachten tot motivatie of inspiratie komt

Veel mensen die productiever willen werken, hebben het er over dat ze eerst geïnspireerd of gemotiveerd moeten raken. Maar zeer productieve mensen beginnen gewoon - of ze nu gemotiveerd zijn of niet.

Wat kan helpen is je te beseffen dat je niet alles tegelijk aan hoeft te pakken. Heb je moeite om gemotiveerd te raken? Vaak komt dat omdat je kijkt naar de totale omvang van een project. Het is intimiderend en daardoor raak je ontmoedigd. Probeer het te kaderen: splits de taak op in kleinere taken en begin gewoon! Je zult merken dat het daarna makkelijker is om door te gaan; de start is namelijk al gemaakt.

Zie het als een positieve cirkel waarin je terecht moet komen: actie ondernemen leidt tot motivatie. Die motivatie leidt vervolgens weer tot meer actie. Zeer productieve mensen wachten dus niet op motivatie; ze gaan aan het werk en de motivatie volgt daarna.

Doe NIET aan multitasken

Met zoveel afleiding om ons heen is het heel verleidelijk om in multitasken verstrikt te raken. Doe het niet.

Uit verschillende onderzoeken over multitasken blijkt duidelijk: wij mensen zijn hier verdomd slecht in. Je leest hier hoe het komt dat wij niet kunnen multitasken.

Maar hoe stop je hier dan mee? Simpel: zorg dat je jouw inbox niet open hebt staan en zet notificaties uit. Het is meestal echt geen ramp als je een uur later pas op een berichtje reageert. Het stoppen met multitasken en 'even snel tussendoor een berichtje beantwoorden' bijvoorbeeld, is één van de beste gewoontes die je jezelf kunt aanleren om productiever te werken.

Laad je batterij op

Prioriteiten stellen, tactieken toepassen en slimme software gebruiken: het zijn allemaal waardevolle wegen naar productiever werken. Maar als je niet goed voor jezelf zorgt, heb je hier alsnog maar weinig aan.

Zeer productieve mensen laden hun batterij op. Een goede nachtrust, voldoende beweging en gezond eten horen hier ook bij.

Als je niet helder kunt denken of moeite hebt om geconcentreerd te blijven, neem je persoonlijke gewoontes dan eens onder de loep. Zo weet ik van mijzelf dat ik in de pauze echt even naar buiten moet. Ik zit een hele dag makkelijk in dezelfde houding en uren achter een computerscherm. De combinatie van daglicht, frisse lucht en wat beweging geven mijn productiviteit na een lunchwandeling meteen weer een goede boost.

Ontwikkel jezelf - werk slimmer, niet harder

Als je productiever wilt werken, zorg dan dat je scherp blijft.

Heel verleidelijk is het om na het werk thuis te komen en op de bank neer te ploffen om TV te kijken. Lekker even 'uitschakelen'. De volgende dag kom je op je werk en kun je met je collega's meepraten over wat er allemaal gebeurde in die laatste aflevering van The Game Of Thrones. Maar hier word je niet wijzer van. Je kunt beter een boek lezen. Een boek lezen is voor veel dingen goed; onder andere voor het ontwikkelen van meer kennis en het verbeteren van je concentratievermogen. 

Stop tijd in je eigen ontwikkeling, en je zult op verschillende fronten effectiever worden.

Doe aan energie-management (niet alleen aan time-management)

Timemanagement is belangrijk als we het over productiviteit hebben. Veel van de hierboven genoemde tips helpen jou je tijd effectiever in te delen. Maar wat vaak over het hoofd wordt gezien, en minstens zo belangrijk is, is energiemanagement.

Als je namelijk uitgeput bent en amper nog na kan denken, dan kun je nog zoveel uur in een dag hebben, maar je zult ze niet productief gebruiken.

Ochtendmens? Pak dan moeilijke taken vroeg op de dag aan. Zo benut je de piekuren efficiënt en kun je meer gedaan krijgen in minder tijd, vóórdat je moe wordt. Beheer je energie dus en voer intense taken uit terwijl je de energie er voor voelt, want tijd alleen is niet voldoende.

Leer 'nee' zeggen

Het is verleidelijk om 'ja' te zeggen. Nieuwe projecten en mogelijkheden poppen continu op. Je raakt makkelijk verloren in enthousiasme bij alle mogelijkheden die zich aandienen. En voordat je het weet, heb je te veel verantwoordelijkheden om te kunnen dragen.

Het is moeilijk om nee te zeggen. Maar bepaalde ideeën aan de kant zetten zorgt er wel voor dat je tijd hebt voor je belangrijkste prioriteiten. Zeer efficiënte mensen zijn dan ook heel goed in bepaalde dingen NIET doen.

Conclusie

Zeer productieve mensen hebben eigenlijk gewoon goede strategieën gevonden om uitstelgedrag te vermijden. Wil je productiever werken? Dan komt het voornamelijk neer op de volgende vier adviezen:

  1. Beheer je tijd slim
  2. Maak volledigere to-do lijstjes
  3. Zorg goed voor jezelf
  4. Wees pro-actief

Oh, en nog een advies: weet wanneer je om hulp moet vragen. Productieve mensen geven ook gewoon toe wanneer ze iets niet weten en vragen om hulp in plaats van dat ze ergens zelf helemaal doorheen moeten ploeteren. Dat scheelt een hoop tijd én frustraties.

Dagmar Snoeren

Sinds januari 2019 ben ik werkzaam bij MailBlue, dé Nederlandse reseller van de e-mailmarketing software van het Amerikaanse ActiveCampaign. Als e-mail marketing automation specialist help ik in de breedste zin van het woord ondernemers met hun e-mailmarketing. Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor veel content (o.a. via blogs en funnels), doe ik optimalisaties op het gebied van SEO, bouw ik aan de online leeromgeving MailBlue Academy én verzorg ik de MailBlue workshops.