Een automatisch antwoord is een mail die automatisch wordt verstuurd als antwoord op een binnenkomende mail. Dit kan worden ingesteld in het mailprogramma.
Wat staat er in een automatisch antwoord?
Een automatisch antwoord wordt vaak ingezet wanneer iemand voor een bepaalde tijd afwezig is. Als iemand een week op vakantie gaat, en deze persoon wil zich in deze week ook echt niet bezig houden met de (zakelijke) mail, dan kan er een automatisch antwoord worden aangemaakt.
Hiervoor bepaal je zelf de tekst. Je kunt bijvoorbeeld in het bericht schrijven dat je tijdelijk afwezig bent, of gewoon dat je met vakantie bent, en daarbij kan je aangeven vanaf wanneer je wel weer aanwezig zal zijn. Indien gewenst kan je er ook bij plaatsen dat men telefonisch contact op kan nemen voor dringende vragen. Vergeet dan niet je telefoonnummer te vermelden.
Andere opties zijn natuurlijk ook doorverwijzingen naar collega’s of een melding dat je een mail terug zal sturen zodra je weer aan de slag gaat. Je kan ook afwezig zijn om andere redenen, zoals bijvoorbeeld een ziekenhuisopname. Je bent nooit verplicht om de reden te vermelden. De tekst bepaal je helemaal zelf.
Waarom een automatisch antwoord?
Een automatisch antwoord kan ervoor zorgen dat je na je vakantie, of andere reden van afwezigheid, niet te maken krijgt met boze contacten. Vaak wordt er toch wel verwacht dat je binnenkomende mail beantwoordt binnen een werkdag. Als je vervolgens een week, of misschien wel twee weken, geen antwoord geeft, dan kunnen mensen hier behoorlijk boos om worden.
Door een automatische melding te laten versturen dat je er niet bent kan men hier rekening mee houden en dit voorkomt veel frustratie. Daarnaast voorkomt het natuurlijk ook dat mensen meerdere mails gaan sturen om te vragen waarom je geen antwoord geeft.
Ticketsysteem
Een andere vorm van een automatisch antwoord is de automatische bevestiging. Deze wordt verstuurd wanneer je bijvoorbeeld aan een instantie een mail stuurt via een algemeen mailadres. Je ontvangt dan een mail met de bevestiging dat jouw mail goed ontvangen is. Dit is ook een automatisch antwoord.
Hier kan een ticketsysteem aan gekoppeld zijn. In dit geval kan er in de automatische mail worden weergegeven onder welk ticketnummer jouw mail bij de instantie is geregistreerd. Als je dan bijvoorbeeld telefonisch contact opneemt, dan kan men de mail op basis van dit ticketnummer gemakkelijk terugvinden.
