Wat is transactionele e-mail (Postmark) en waarvoor gebruik je het?

Wat is transactionele e-mail?

Transactionele e-mail is een veelgebruikte vorm van online communicatie, maar toch kennen veel mensen deze term niet. Transactionele e-mails zijn berichten die automatisch verstuurd worden wanneer de gebruiker een bepaalde handeling uitvoert op een website of in een app. De mail bevat altijd specifieke gegevens die alleen interessant zijn voor de betreffende gebruiker.

Voorbeelden van transactionele e-mail:

  • Een bericht om je wachtwoord te wijzigen
  • Bericht dat je account is aangemaakt
  • Verzendbevestiging
  • Betaalbevestiging met factuur
  • Bestelbevestiging
  • Mislukte betaling
  • Welkomste-mail

Je ziet dat transactionele e-mails berichten zijn die de gebruiker verwacht te ontvangen. Als de gebruiker klikt op ‘wachtwoord wijzigen’, dan verwacht hij een mailtje te ontvangen wat hem daartoe de optie geeft. Je weet wel, dat moment waarop je vijf keer je inbox vernieuwd omdat je het mailtje zo snel mogelijk wil hebben.

Transactionele e-mail vs e-mailmarketing

Het feit dat de gebruiker de transactionele e-mail verwacht, is meteen het grootste verschil met e-mailmarketing. De gebruikers verwachten de marketing e-mail wel enigszins, omdat ze bijvoorbeeld ingeschreven staan voor de nieuwsbrief. Maar ze zitten er niet op te wachten omdat ze de mail bij wijze van spreken in dat moment hebben aangevraagd.

Daarnaast heeft transactionele e-mail een functioneel doel, terwijl e-mailmarketing een sales doel heeft. Mails die onder e-mailmarketing vallen worden vaak aan grote groepen gebruikers tegelijk gestuurd, op hetzelfde moment. Terwijl een transactionele e-mail pas wordt gestuurd op basis van een bepaalde handeling of situatie.

Voorbeelden van marketing e-mails:

  • Nieuwsbrief
  • Funnel die volgt na het downloaden van een lead magnet
  • Verkoopcampagne
  • Aankondiging voor een evenement
  • Sale, kortingscodes en winacties

Je ziet dat vrijwel elk bedrijf dat online actief is, zowel marketing e-mails als transactionele e-mails verstuurt. Verschillende platforms, zoals ActiveCampaign en MailBlue, integreren de twee soorten vormen van e-mails in één platform. Dat betekent dat je met MailBlue zowel transactionele e-mails, als marketing e-mails kunt versturen. Je hebt hiervoor de Postmark add-on nodig. Klik hier om meer te lezen over het versturen van transactionele e-mails met MailBlue.

5 voorbeelden waarop je transactionele e-mail kunt gebruiken

Als online business zijn transactionele e-mails onmisbaar, zonder dit soort mails kan niemand een account aanmaken en ontvangt niemand een bestelbevestiging. Daarnaast wil je dat iemand direct een e-mail ontvangt wanneer hij bijvoorbeeld zijn wachtwoord wil resetten, anders raak je simpelweg een klant kwijt.

Wat zijn concrete voorbeelden waarvoor je transactionele e-mail kunt gebruiken?

  1. E-mails voor het beheren van accounts en login informatie
  2. E-mails die betrekking hebben op het betalingsproces
  3. E-mails die verzonden worden in een specifieke situatie
  4. E-mails die informatie bevatten die de gebruiker heeft opgevraagd
  5. E-mails die belangrijke updates en inzichten bevatten over het gebruik van een bepaald product

Hieronder gaan we diepe in op elk van deze voorbeelden.

1. E-mails voor het beheren van accounts en login informatie

Voorbeelden: account aangemaakt, welkomste-mail, wachtwoordwijziging, 2 factor authenticatie, login links, proefperiode verloopt.

Onder deze noemer van transactionele e-mail vallen alle e-mails met notificaties over het creëren en het beheren van een account. Deze categorie bevat e-mails zoals een welkomste-mail wanneer iemand een account heeft aangemaakt, een e-mail voor een wachtwoordwijziging en een e-mail met een link om in te loggen. Wat veel mensen vergeten is dat ook de e-mails die de beheerder van het platform ontvangt, hieronder vallen. Denk aan e-mails als met een notificatie dat er een nieuw gebruiker is, er een account is aangemaakt of wanneer iemands proefperiode verloopt.

2. E-mails die betrekking hebben op het betalingsproces

Voorbeelden: facturen, mislukte betaling, creditcard verloopt, je hebt je abonnement geüpgraded/gedowngraded/geannuleerd/vernieuwd.

De meest bekende transactionele e-mails zijn mailtjes die je ontvangt wanneer je een bestelling plaatst. Wanneer je als gebruiker een bestelling doet, ontvang je meestal een e-mail met een bestelbevestiging en een factuur. Een ander voorbeeld hiervan is wanneer je ergens een abonnement op hebt en een mailtje ontvangt omdat de terugkerende betaling is mislukt of je abonnement is verlengd.

3. E-mails die verzonden worden in een specifieke situatie

Voorbeelden: notificatie bij een nieuwe reactie, herinneringen voor een webinar of evenement, verzendbevestigingen, updates.

Deze vorm van transactionele e-mail is te vergelijken met notificaties op je telefoon. Maar in plaats van dat je een pushbericht ontvangt, ontvang je een e-mail. Deze e-mails worden verzonden op basis van een bepaalde situatie, niet zo zeer op basis van een handeling die de gebruiker uitvoert. Denk bijvoorbeeld aan een e-mail die een uur voordat een webinar begint, verzonden wordt, om de ontvanger aan het webinar te herinneren. Een ander voorbeeld is een e-mail die verzonden wordt als iemand een nieuwe reactie heeft achtergelaten op social media of een verzendbevestiging ontvangt van een bestelling.

4. E-mails die informatie bevatten die de gebruiker heeft opgevraagd

Dit zijn e-mails die de gebruiker op aanvraag ontvangt, zoals een e-mail met de opgevraagde lead magnet, een retourlabel of details over een bepaalde boeking.

5. E-mails die belangrijke updates en inzichten bevatten over het gebruik van een bepaald product

Voorbeelden: samenvattingen, rapporten, een overzicht van de beste blogartikelen die deze week online zijn gekomen.

Deze categorie bevat belangrijke notificaties die de gebruiker wil ontvangen, maar niet één voor een. Eigenlijk dus een e-mail met een lijst aan notificaties. Deze notificaties kunnen gaan over nieuwe blogartikelen die zijn gepubliceerd, maar ook een transactieoverzicht van een bank of broker valt hieronder of een overzicht van de winst over affiliates.

Transactionele e-mails inzetten voor marketing, kan dat?

Bovengenoemde voorbeelden geven een goed beeld van het verschil tussen transactionele e-mail en e-mailmarketing. Toch biedt transactionele e-mail allerlei marketingkansen, door bijvoorbeeld de opmaak van de transactionele e-mail, de tone of voice en de branding.

Dat is interessanter dan het klinkt, omdat het openingspercentage van transactionele e-mail vele malen hoger ligt dan van marketing e-mails. Mensen zitten op de transactionele e-mail te wachten en de e-mail bevat doorgaans informatie die de gebruiker nodig heeft. Logisch dus dat de e-mail geopend en gelezen wordt.

Jammer genoeg benaderen veel bedrijven transactionele e-mail als niet meer dan dat: een functioneel mailtje waar verder geen aandacht aan wordt besteed. Het bevat vreemde vertaalde zinnen, geen opmaak en zelfs het logo van het bedrijf ontbreekt. Gemiste kans! Door de transactionele e-mails leuker en waardevoller te maken, dragen ze des te meer bij aan het onderhouden van de relatie met de (potentiële) klant. Precies wat je wilt!

Waar kun je aan denken?

  • Logo
  • Links naar de website en social media kanalen
  • Links naar veelgestelde vragen
  • Link naar het gebruikersaccount of dashboard
  • De bestelstatus (dit is een stukje service dat je biedt)
  • Herinnering aan een evenement of afspraak

Maar het kan ook creatiever, wat dacht je van:

  • Kortingscodes
  • Een speciaal aanbod
  • De optie om een fooi of donatie te geven
  • Een ‘call to action’ voor het schrijven van een review

Al deze dingen verhogen de betrokkenheid van de gebruiker bij jouw bedrijf. Onthoud dat de transactionele e-mails toch wel worden gestuurd, dus waarom niet de lezer uitnodigen voor het schrijven van een review? Of een kortingscode geven voor een product? Dat levert toch weer een extra bestelling op.

Vergeet niet dat transactionele e-mails deel uitmaken van the customer experience (klantbeleveing) en hoe de klantenservice wordt ervaren. Zorg dus dat je transactionele e-mails in alles voorzien wat de gebruiker verwacht én meer. Je wilt je service overtreffen. Geef ze alle informatie die ze nodig hebben om een aankoop te voltooien, een boeking te bevestigingen of een afspraak in te plannen.

Zorg er wel voor dat je altijd de GDPR-richtlijnen raadpleegt, want het is niet in alle gevallen toegestaan om marketingberichten te sturen, als de ontvanger daar geen toestemming voor heeft gegeven. Verkapte marketing in transactionele e-mails mag dus niet, maar er zijn vormen die wel mogen, zoals het vragen van een review of doorlinken naar social media kanalen.

5 tips voor een sterke transactionele e-mail

Je weet nu wat een transactionele e-mail is, waar het voor dient en hoe je het slim kunt inzetten om ook de klantbetrokkenheid te verhogen. Maar hoe doe je dat nu, een goede transactionele e-mail opstellen? 5 tips!

1. Maak het persoonlijk

Begin je e-mail altijd met de naam van de gebruiker. ‘Hoi Youri, hier is de link om je wachtwoord te wijzigen.’ Vergeet niet om in de onderwerpregel van de e-mail je bedrijfsnaam op te nemen, zodat de gebruiker direct weet van welk bedrijf deze e-mail komt. Zeker als het gaat om bestel- of verzendbevestigingen is het belangrijk dat de gebruiker kan zien van wie de e-mail afkomstig is, want het kan goed zijn dat de gebruiker ook bestellingen heeft geplaatst bij andere bedrijven. 

2. Herinneringen voor up-sells en cross-sells

In een bestelbevestiging of welkomste-mail, kun je altijd een call to action plaatsen. Zo kun je mensen eraan herinneren om zich in te schrijven voor de nieuwsbrief of een aankomend webinar, maar kun je soms ook een up-sell of cross-sell doen. Bij een up-sell moet je denken aan het upgraden van een abonnement. Bij een cross-sell gaat het om het promoten van een accessoire dat bij het aangeschafte product hoort. Heeft iemand een bodylotion bestelt, wil je wellicht in de e-mail mensen bewust maken van de bijbehorende deodorant. 

Zorg er wel voor dat je e-mail voldoet aan de GDPR-richtlijnen, je mag mensen niet altijd marketing-gerelateerde e-mails sturen als ze daar geen toestemming voor gegeven hebben. Soms kun je je dus het beste focussen op een CTA om zich in te schrijven voor de nieuwsbrief of het achterlaten van een review.

Je kunt dit eenvoudig omzeilen door gebruik te maken van gepersonaliseerde landingspagina’s. De links naar die pagina’s kun je met een gerust hart opnemen in je transactionele e-mail. Op de landingspagina kun je dan bijvoorbeeld producten plaatsen die passen bij eerder bestellingen of de producten die de gebruiker eerder bekeken heeft.

3. Maak het informeel en enthousiast

Natuurlijk hangt je tone of voice volledig van je merk af, maar zorg er dan wel voor dat de twee op elkaar aansluiten. Als jij een super vrolijk merk hebt voor tieners en jouw transactionele e-mails beginnen met: ‘Geachte Mevr. De Bruin’, dan zit je er volledig naast. Ga mee in het enthousiasme en het merkgevoel dat je wilt creëren bij je klant. Wat dacht je van: ‘Yay! Je bestelling is onderweg!’ of ‘Ingepakt en verzonden!’ of ‘Tijd om je brievenbus in de gaten te houden!’?

Iedereen wil weten wanneer zijn pakket bezorgd wordt. Een tracking link zorgt daarom dus niet alleen voor een stukje service, maar ook voor een hoog openingspercentage. Een tracking link zorgt voor 46% meer openingen van een bestelbevestiging en 62% meer openingen van een verzendbevestiging.

5. Verstuur je transactionele e-mails snel

Als iemand een wachtwoordwijziging heeft aangevraagd of zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief en een kortingscode verwacht, zorg er dan voor dat die zo snel mogelijk in zijn inbox verschijnen. Als mensen lang op zo’n e-mail moeten wachten verliezen ze interesse en loop je klanten en omzet mis.

Marketing e-mails moeten verplicht een link bieden waarmee je je kunt uitschrijven voor de nieuwsbrief of marketing e-mails. Voor transactionele e-mails is dat niet nodig. Dat zou ook maar onhandig zijn, want op het moment dat iemand dat zou doen, ontvangt hij volgende keer geen factuur meer of e-mail om zijn wachtwoord te wijzigen. Het is veel leuker om in transactionele e-mails de optie aan te bieden om je juist in te schrijven voor de marketing e-mails of nieuwsbrief. Je kunt mensen hiertoe motiveren door ze een kortingscode aan te bieden als ze zich inschrijven of een andere interessant lead magnet, zoals een e-book. 

Transactionele e-mail en automation

Inmiddels heb je vast wel door dat om transactionele e-mails gesmeerd te versturen, je een programma nodig hebt die dat allemaal automatiseert. Je wilt dat iemand vanzelf een wachtwoord ontvangt en vanzelf een verzendbevestiging ontvangt, zonder dat jij die mails allemaal handmatig hoeft te versturen. MailBlue biedt deze automatisering aan, zodat jij op een eenvoudige wijze allerlei transactionele e-mails kunt versturen. Het enige wat je hiervoor nodig hebt is een Postmark account, dat je vervolgens koppelt aan je MailBlue account. Klik hier als je daar hulp bij nodig hebt.

Transactionele e-mails toevoegen aan je workflow

MailBlue biedt één van de krachtigste marketing automation oplossingen die er zijn. MailBlue integreert e-mailmarketingsoftware met automatiseringssoftware, zodat je allerlei gebeurtenissen kunt integreren en unieke workflows kunt opstellen. Denk aan het neerzetten van een e-mailfunnel voor klanten die een account hebben aangemaakt, het warmhouden van mensen die een gratis product hebben gedownload en je relatie onderhouden met bestaande klanten. Sinds kort kun je met MailBlue óók je transactionele e-mails versturen, met behulp van de Postmark add-on.

Je voegt zo je transactionele e-mails makkelijk toe aan je ontworpen workflows. Sleep simpelweg het ‘Stuur een transactionele e-mail’ blokje in je workflow. Vervolgens kun je kiezen welke van onze standaardtemplates je wilt gebruiken of aanpassen en je eigen onderwerpregel invullen. Op die manier wordt de transactionele e-mail verzonden op het moment dat een klant op het geselecteerde punt in de workflow arriveert. 

Wat is Postmark?

Postmark is een e-mailservice die MailBlue sinds kort aanbiedt om transactionele e-mails te versturen. Als jij met MailBlue transactionele e-mails wilt sturen, is het dus belangrijk dat je een account aanmaakt op Postmark en de Postmark add-on en koppelt met MailBlue.

Vervolgens kun je je transactionele e-mails vormgeven met de fantastisch e-maileditor van MailBlue, waardoor je met gemak jouw branding in je e-mails verwerkt, zonder ingewikkelde HTML.

Door de integratie van Postmark en MailBlue heb je al je klantcontact e-mails in één softwareprogramma staan. Dat creëert overzicht en ondersteunt marketing en sales in een gesmeerde samenwerking.

Transactionele e-mail take-away

Transactionele e-mails zijn essentieel wanneer je een online business hebt, maar je kunt ze meer dan enkel functioneel maken. Zorg ervoor dat ze jouw branding bevatten en op een subtiele manier de klantbetrokkenheid verhogen. Kies voor een mooie opmaak en de juiste tone of voice. Met MailBlue en de Postmark integratie stuur je eenvoudig transactionele e-mails én marketing e-mails via hetzelfde softwaresysteem.

Aan de slag met transactionele e-mail via MailBlue en Postmark

Benieuwd hoe jij ook transactionele e-mails met MailBlue kunt versturen? Ga naar Advies op maat om hulp te krijgen bij transactionele e-mail.

https://mailblue.nl/support/ (button ‘advies op maat’)