Je wilt een mailing versturen en hoopt natuurlijk dat het een sterke en goede mail is die door zoveel mogelijk contacten geopend wordt. Misschien heb je zelfs nog een ander doel; je wilt dat jouw contacten actie ondernemen en op een button klikken om bijvoorbeeld een aankoop te doen. Wat het doel van je mailing ook is; succesvol zal je mail pas zijn als je aan onderstaande stappen hebt gedacht. Doorloop daarbij ook de checklist!
Inhoudsopgave
- Stap 1: Wat is het doel van mijn mail?
- Stap 2: Hoe pak ik het versturen van mijn mailing aan?
- Stap 3: Checklist voordat je jouw mailing verstuurt
- Conclusie
Stap 1: Wat is het doel van mijn mail?
Je wilt een mailing versturen en twijfelt over de inhoud van je mail, je onderwerpregel, het design en alles wat bepaalt of de mail succesvol zal zijn of niet. Maar voordat je hier de juiste keuzes in kunt maken, is het belangrijk dat je eerst het doel van je mail bepaalt. Daarmee ontdek je namelijk meteen wat voor type mailing je gaat versturen. Elke soort mailing heeft zijn eigen werkwijze.
Wil je voornamelijk informatie en actualiteiten delen met je contacten?
Indien je als bedrijf snel en eenvoudig met enige regelmaat een boodschap met je klanten en relaties wilt delen, kom je al snel uit op een algemene nieuwsbrief. Hierbij kun je denken aan de introductie van een nieuw product of dienst, delen dat je binnenkort een open dag organiseert, het 10-jarig bestaan van je bedrijf kenbaar maken en het doorgeven van een wijziging in je contact- of adresgegevens. Het kenmerk van een nieuwsbrief is dat het voornamelijk een informatief karakter draagt.
Wil je iets verkopen?
Op het moment dat het jouw doel is om direct verkopen te realiseren met je mail, dan spreken we over een commerciële mailing. Ze kunnen qua inhoud deels op een nieuwsbrief lijken, maar het doel wijkt hierin wel af. Het zijn mails waarin je voornamelijk reclame wilt verspreiden. Denk hierbij aan productaanbiedingen (vanuit je webshop) of een win- of kortingsactie.
Wil je een mailreeks over een bepaalde periode automatisch versturen?
Wanneer je graag een serie van mails over een bepaalde periode automatisch uit wilt kunnen sturen, dan spreken we over een automatisering of funnel. Ook wordt dit wel eens een drip campagne genoemd. Voor een dergelijke campagne hoef je maar één keer alle berichten in te plannen en het e-mail marketing systeem doet vervolgens de rest. Dergelijke mailreeksen worden vaak gebruikt om een nieuwe klant die zich aanmeldt voor een dienst te verwelkomen met een aantal mails. Ook zijn ze zeer geschikt voor het geven van online cursussen en trainingen. Of denk bijvoorbeeld aan een serie van mails om een (website)bezoeker over één specifiek onderwerp te informeren.
Wil je dat je contacten een update ontvangen van je nieuwste publicaties/blogs?
Het schrijven van een blog is veel werk; het zou natuurlijk zonde zijn als deze blog vervolgens niet gelezen wordt door je relaties en klanten. We hebben het hier over blogpost updates. Dé manier om je relaties te informeren over een nieuwe publicatie, is een mailtje versturen met een korte samenvatting (en een afbeelding). Dit proces kun je automatiseren en hoef je dus niet iedere keer handmatig te versturen. Meer daarover zullen we verderop in dit artikel delen!
Wil je een actie gestuurde mailing versturen?
Het kan zijn dat je op basis van bepaalde acties een mail wilt versturen, dit noemen we de actie gestuurde mailings. Denk hierbij aan vooraf ingeplande mails die automatisch verstuurd worden wanneer iemand bijvoorbeeld een e-book op je site download. Of verstuur automatisch een herinnering naar klanten als ze hun bestelling niet hebben afgerond via een verlaten winkelwagen automatisering.
Stap 2: Hoe pak ik het versturen van mijn mailing aan?
Hieronder zullen we per doel (dit heb je in de vorige stap bepaald) bekijken wat de meest logische aanpak is.
1. Algemene nieuwsbrief
Je bent er over uit dat jouw doel het versturen van informatieve mails is. Let wel dat je in de meeste gevallen niet zomaar een nieuwsbrief mag versturen naar je contacten; zij dienen toestemming te geven dat ze je nieuwsbrief ook wíllen ontvangen. Er zijn diverse systemen waarmee je nieuwsbrieven kunt versturen en waarin je meteen een formulier kunt opstellen om contacten ook die toestemming te laten geven.
Een inschrijfformulier als officiële opt-in voor een nieuwsbrief
MailBlue is een systeem waarin je dit soort inschrijfformulieren kan maken en integreren op je site. Tevens kun je hierin nieuwsbrieven opstellen en verzenden naar je contacten. Ben je op zoek naar meer praktische tips hoe je vervolgens het schrijven van zo’n nieuwsbrief aanpakt? Hier lees je hoe je in 4 stappen een nieuwsbrief schrijft.
2. Commerciële mailing
Je wilt een mailing versturen om hier verkopen uit te realiseren. Je kunt hiervoor met hetzelfde systeem werken als voor het versturen van algemene nieuwsbrieven. Verstuur je mailings voor je webshop klanten, dan is een e-mailmarketing systeem dat samenwerkt met je webshop goud waard. Ga na of het systeem waar je mee wilt gaan werken een koppeling kan leggen met je webshop. Opt het moment dat je product- en bestelgegevens van je shop kunt laten synchroniseren naar je e-mail marketing systeem heb je een match made in heaven!
Zo zijn er bij MailBlue diverse koppelingen te leggen; onder andere met grote shops zoals WooCommerce, Shopify en Magento.
Let er op dat ook je webshop klanten eerst (eenmalig) toestemming dienen te geven alvorens je hen met commerciële mailings mag benaderen.
Tip ????: Vraag je klanten om toestemming tijdens het online afreken proces. Zij vinken deze checkbox daar net zo makkelijk aan als de checkbox voor de algemene voorwaarden.
3. Automatisering
Wanneer je over een bepaalde periode meerdere mailings op bepaalde tijdstippen wilt gaan versturen, dan heb je een e-mail marketing systeem nodig dat deze functie ondersteund. Ook hiervoor kun je bij MailBlue terecht. Op basis van een trigger die je zelf kunt bepalen, wordt een contact in je maillijst aan deze automatische serie toegevoegd. Je kunt daarin zelf aangeven na hoeveel dagen -of op basis van welke exacte voorwaarden- een contact een volgende mail mag ontvangen.
Ook hierin is het belangrijk dat de ontvanger bewust toestemming heeft gegeven om de mails in jouw mailreeks te ontvangen. Zorg er voor dat het duidelijk is voor de ontvanger wat diegene gaat ontvangen; zo voorkom je dat je (potentiële) klanten je mails als ongewenst ervaren en zich afmelden of -erger nog- je mails als spam markeren.
4. Blogpost updates
Wil je jouw contacten automatisch op de hoogte kunnen houden wanneer je nieuwe blog online staat? Zorg er dan voor dat jouw e-mail marketing systeem de mogelijkheid heeft om RSS feed vanuit je site door te sturen. Publiceer je (bijna) iedere dag nieuwe blogposts, dan is het advies om hier 1x per week een overzicht van uit te sturen. Niet iedereen ontvangt graag iedere dag een mail over je blog updates. Dit allemaal is mogelijk binnen MailBlue.
Tip ????: Voeg ook een afbeelding toe aan je RSS feed.
5. Actie gestuurde mailing
Wanneer je veel stappen en acties wilt automatiseren kom je uit op marketing automation softwore, zoals MailBlue. Let er op dat de tool die je gebruikt dan ook slimme functies heeft, zoals website tracking. Zo kun je ook op basis van het gedrag op je site jouw contacten geautomatiseerd benaderen.
Stap 3: Checklist voordat je jouw mailing verstuurt
Spannend! Je mail / campagne staat klaar en je wilt op de verzendknop klikken. Wanneer je onderstaande checklist nog even door loopt, kun je met een gerust hart de mailing versturen:
1. Toestemming
Hierboven hebben we het al een paar keer benoemd: je moet bij het verzamelen van e-mailadressen duidelijk (en ondubbelzinnig) toestemming verkrijgen van de ontvanger. Hij of zij moet zich bewust voor de mail(reeks) ingeschreven hebben die je wilt gaan versturen. Controleer daarom vóór verzending altijd even of je de mail wel mag versturen naar de betreffende lijst aan contacten.
2. Uitschrijflink
Daarnaast is het wettelijk verplicht om in ieder mailing een uitschrijflink te plaatsen. Contacten moeten zich kunnen afmelden voor een (bepaald type) mail of mailreeks. Controleer of je die optie toegevoegd hebt in je mail.
3. Direct verzenden of inplannen
Moet de mail direct verzonden worden of wil je deze op een later tijdstip versturen? Plan de mail in op een specifieke datum als deze nog niet direct verstuurd moet worden. Dit kun je doen met behulp van geavanceerde marketing software. Je kunt specifieke data ingeven of besluiten om bepaalde mailings periodiek te versturen (zoals een wekelijkse nieuwsbrief die je vult met artikelen uit een RSS-feed).
4. Test het uit
Of het nu om een eenmalige mailing gaat of een mailreeks; test alles een keer zelf uit. Werken de hyperlinks in je mail? Worden afbeeldingen goed weergegeven en teksten goed uitgelijnd? Klopt het binnen zowel de desktop- als mobiele weergave? En indien je personalisatie tags gebruikt: worden de juiste gegevens ingeladen (zoals bijvoorbeeld een voornaam die je automatisch laat invullen door je software)? Doorloop zelf ook het pad door jezelf in een mailreeks te plaatsen; test je automatisering.
5. Segmenten
Maak je gebruik van de segmentatie mogelijkheden binnen je e-mail marketing software? Met andere woorden: heb je aangegeven dat slechts een select aantal mensen binnen eenzelfde maillijst op basis van bepaalde gemeenschappelijke voorwaarden je mail mag ontvangen? Bijvoorbeeld: stuur naar de lijst ‘prospects’, behalve wanneer iemand inmiddels al de tag ‘aankoop’ heeft. Controleer dan voor het versturen of je de mail werkelijk naar de juiste selectie verstuurt.
6. Zendreputatie
Je hebt als afzender een bepaalde reputatie op het internet omtrent de mails die je verstuurt. Aan de hand van die reputatie bepalen mailproviders en de bijbehorende filters of je mail wel of niet toegelaten wordt in de inbox van je ontvanger. Je kunt een goede reputatie behouden door je lijst aan contacten schoon (en actief) te houden. Plan met enige regelmaat een opschoning in, zodat je niet blijft sturen naar niet-betrokken contacten. Wees ook consistent in het aantal e-mails dat je per maand verstuurt.
Je kunt je eigen zendreputatie controleren door een testmail te versturen naar het mailadres dat deze tool voor je genereert; mail-tester.com.
7. Vermijd de spamfilters
Er zijn meer zaken dan enkel je zendreputatie waar je op kunt letten voordat je jouw mail verzend. Je wilt natuurlijk niet dat je mail tegengehouden wordt door de spamfilters van mailproviders. Binnen de software van MailBlue zit automatisch een spamcheck ingebouwd. In de samenvatting van je campagne, voordat je de mail afrond, geeft de spamchecker aan of je mail ‘spammy’ is of niet. Als er opvallende zaken zijn aan de inhoud van je mail, geeft de tool dit aan en kun je jouw mail hier dus nog op aanpassen.
Heeft jouw tool deze functie niet? Let dan op de volgende zaken:
– Gebruik in je mail geen spamgevoelige woorden. Teveel hoofdletters, uitroeptekens en onnodige spaties worden door spamfilters geconstateerd.
– Als afzender kun je beter versturen van het mailadres van een organisatie dan vanuit een gratis mailprovider als @yahoo.com of @hotmail.com.
– Zorg voor een goede balans tussen tekst en afbeeldingen. Indien je enkel een afbeelding gebruikt, zal je mail hoogstwaarschijnlijk geblokkeerd worden door de spamfilters.
Conclusie
Bepaal eerst het doel van je mailing zoals omschreven in stap 1, zodat je weet welke aanpak hier bij past (stap 2). Geavanceerdere e-mail marketing systemen zoals MailBlue kun je voor ieder type mail inzetten. Gebruik de checklist in stap 3 als ‘final check’ voordat je jouw mailing de wereld in stuurt, zodat je zeker bent dat je overal aan gedacht hebt!
